Про подачу залізничної цистерни (вагону) під завантаження представник станції попереджує військову частину за дві години до подачі його під завантаження для надання можливості військовій частині підготуватись до відвантаження. Посадова особа відповідальна за відправку вантажу будує свою роботу у визначеній послідовності:
─ прийом цистерни від представника залізничної станції;
─ проведення заливу продукту в цистерну;
─ вимірювання висоти наливу;
─ відбір проби нафтопродукту, визначення його густини і температури;
─ проведення контрольного аналізу;
─ закривання цистерни і опломбовування місця доступу до вантажу;
─ здача залізничної цистерни представнику станції;
─ заповнення транспортної документації;
─ попередження одержувача про відправку на його адресу вантажу.
Вантажовідправник, при прийомі залізничної цистерни від представника станції, повинен перевірити придатність цистерни до завантаження нафтопродуктом.
Після перевірки цистерни відправник записує в ”пам’ятку прийомоздавача” час прийняття вагону і ставить підпис. Прийомоздавач засвідчує своїм підписом вказаний час.
Час якій відведено для завантаження (розвантаження) цистерн (вагонів) визначено нормативними документами залізниці та договором між відправником та залізницею і становить 1 годину 45 хвилин. У випадку перевищення встановленого часу на відправника накладаються штрафні санкції згідно договору та існуючим тарифам.
Залив цистерни повинен проходити строго до встановленого рівня.
Після завершення завантаження, цистерна повинна деякий час відстоятись, щоб встановилась поверхня і зникла піна. Далі проводиться вимірювання висоти наливу, температури і густини. Після чого відбирається проба для проведення контрольного аналізу. Порядок проведення цих вимірювань і відбору проби з проведенням контрольного аналізу докладно викладені в курсах: ”Технічні засоби служби пально-мастильних матеріалів” та ”Застосування і контроль якості пального”.
Одержану пробу ділять на дві частини: - одну відправляють в лабораторію для проведення аналізу; - другу зберігають на випадок пред’явлення претензії до якості відправленого пального одержувачем.
Паспорт якості додають до транспортних документів вантажу що транспортується, а при відправці авіаційного палива другий примірник паспорту закріплюють під кришкою цистерни.
Цистерну закривають, пломбують місця доступу до нафтопродуктів:- кришку цистерни;
- пристрій для нижнього зливу. При здачі цистерни прийомоздавачу (або іншому представнику залізниці), вказують місця пломбування, їх відтиск і кількість. В пам’ятку прийомоздавача відправник записує час закінчення робіт із завантаження та ставить особистий підпис.
В товарній конторі залізничної станції відправником оформлюються документи на транспортування.
При перевезенні військових вантажів повагонно, в тому числі військовим транспортом, оформляється накладна за формою ГУ-27 (ГУ-27е), (в подальшому залізнична накладна).
Залізнична накладна заповнюється вантажовідправником згідно ”Правил перевезення вантажів” та ”Керівництва з оформлення військових перевезень в Міністерстві оборони та розрахунків по них”.
На підставі залізничної накладної, касир (старший товарний касир) оформляє дорожню відомість форми ГУ-29е, квитанцію і витяг з неї.
Відправник оплачує військові перевезення (в особливих випадках він в колонці ”Стягнення при відправці” він відмічає ”Військова вимога форми 2 буде надана на станції призначення”), ставить підпис в дорожній відомості і витягу з неї. На підтвердження того, що вантаж прийнято залізницею до перевезення, відправник отримує квитанцію.
Дорожню відомість ГУ-29е після заповнення її складають титульною стороною всередину, в результаті чого вона приймає форму конверта.
В середину цього конверта вкладають наступні документи:
- транспортні (накладна форми ГУ-27 (ГУ-27е);
- супроводжувальні - другий примірник наряду (Форма-200), підписаний відправником
- представником частини) в якому вказані назва відвантажених матеріальних засобів та їх кількість;
- паспорт якості нафтопродукту.
Можливий варіант відправки документів абоненту поштою, але не пізніше наступного дня після відправки вантажу. При відвантажуванні ракетного палива супроводжувальну документацію надсилають абоненту фельдєгєрською поштою.
Після завершення оформлення транспортної документації, відправник вантажу надсилає поштою на адресу вантажоотримувача повідомлення (форма-68), в якому вказується номер транспорту, кількість відправлених матеріальних засобів.
Підставою для списання з книг обліку матеріальних засобів відправлених залізницею є перший примірник наряду з печатками про відвантаження. Підставою для звіту фінансовим органам є квитанція дорожньої відомості ГУ-29е. Підставою для звіту про виконання робіт є другий примірник наряду (форма-200), з відмітками про відвантаження, який надсилається органу керування службою пального.