Для прийому надходжень матеріальних засобів служби пального залізницею з представників військової частини призначається комісія строком на рік, яка оголошується наказом по військовій частині. Після прибуття транспорту на станцію, представник залізниці повідомляє військову частину про надходження на її адресу вантажу.
Представник частини (частіше відповідальна особа служби пально-мастильних матеріалів) прибуває на залізничну станцію, де попередньо порівнює номер цистерни (вагону) цілісність пломб на них, з номером, що вказаний в залізничній накладній (форма ГУ-27).
Після цього цистерну подають на залізничну гілку військової частини для розвантаження.
Комісія разом з матеріально відповідальною особою проводить прийом вантажу наступним чином:
─ приймає цистерну (вагон) від представника залізниці для його розвантаження (справність котла цистерни, наявність пломб їх кількість та відтиски);
─ зриває пломби, відкриває цистерну (вагон);
─ перевіряє наявність і якість вантажу (в цистернах вимірює висоту наливу, густину, температуру нафтопродукту, відбирає пробу, в послідовності, що і при відвантаженні);
─ виконує розвантаження вантажу (пальне із залізничної цистерни зливають в окрему групу резервуарів; пальне в тарі і інші матеріальні засоби - складають окремо, групами);
─ здають представнику залізничної станції вагон після розвантаження;
─ повідомляє орган керування служби пально-мастильних матеріалів і відправника вантажу про одержання вантажу;
─ складає акт прийому (форма 4) в трьох примірниках.
перший - залишається в справах вантажоодержувача;
другий - відповідному органу керування службою пального;
третій - відправнику вантажу;
Вказана документація надсилається не пізніше трьох днів після одержання вантажу.
Документація на отримання вантажу оформлюється в товарній конторі після його прийому, з наданням довіреності на одержання вантажу.
При відвантаженні і одержанні матеріальних засобів служби пального в інших вагонах, (критих, на піввагонах, платформах) виконання робіт і оформлення документації проходить в такій самій послідовності, але залежно від конкретних умов.