Порядок та строки пред’явлення та розгляду претензій, досудового врегулювання спорів, порядок пред’явлення претензій до залізниці викладено в методичних вказівках ”Про прядок організації претензійно-позивної роботи та розгляду претензій у військових частинах служби пального ЗС України”, затвердженої начальником Центрального управління ракетного палива і пального Тилу ЗС України 9.07.1997 року.
До залізниці пред’являються претензії у наступних випадках:
а) При пошкодженні вагону (контейнера) і порушенні пломб, а також при наявності дефектів в упаковці тари і наявності втрат чи пошкоджень вантажу, комісією частини за участю представника органу транспорту, складається комерційний акт для пред’явлення претензій залізниці.
Порядок складання комерційних актів і пред’явлення претензій органам транспорту визначається статутами і положеннями, а також правилами перевезень вантажів.
У випадку відмови органу транспорту від складанням комерційного акту, нестача чи пошкодження вантажу повинні фіксуватися в акті прийому (форма 4) комісією частини в день прийняття матеріальних засобів. Крім комісії, акт підписують представники незацікавленої організації, або транспортної комісії.
Коли залізниця відмовляє у повному або частковому задоволенні претензій, позив пред’являються відповідно до встановленого порядку підсудності в господарський суд за місцем знаходження управління залізниці, до якої була пред’явлена претензія.
Акт (форма 4) складається комісією частини після завершення прийому матеріальних засобів служби пально-мастильних матеріалів від органів транспорту у всіх випадках обов’язково:
─ при постачанні вантажів з ЦЗП, військових складів (баз) пального - в 3-х примірниках;
─ при постачанні з цивільних складів (баз) пального, або від підприємств промисловості, згідно з нарядом ЦУЗПММ - в 4-х примірниках.
б) в тих самих випадках, коли пошкодження вагонів (контейнерів) і порушення пломб немає, але є нестача вантажу (нестача нафтопродукту перевищує норми природних збитків), претензії за нестачу вантажу пред’являються відправнику на підставі акту прийому (форма 4) і комерційного акту в послідовності, що встановлена наказом МО України від 2010р. № 690 ”Тимчасове керівництво з облику військового майна у ЗС України ” та наказом Міністра оборони України від 16.07.97 № 300 ”Положення про військове (корабельне) господарство Збройних Сил України” а також Статутом і положеннями, правилами перевезень вантажів, що діють на залізничному транспорті.
Оприбуткування матеріальних засобів служби ПММ, що прийняті військовою частиною, проходить не пізніше наступного дня:
─ в службі ПММ військової частини на підставі актів прийому (форма 4);
─ на складі ПММ військової частини - за фактичною кількістю і якістю нафтопродукту, що вказано в акті прийому (форма 4).
Списання нестачі пального з книги обліку служби пального військової частини, що не перевершує встановлених норм природних втрат здійснюється згідно з актом прийому (форма 4). В тих випадках, коли нестача перевищує встановлені норми природних збитків, командир військової частини призначає (наказом по частині) адміністративне розслідування.
Після проведення адміністративного розслідування, на підставі наступного наказу командира частини ця нестача списується з книги обліку служби пального і записується (в грошовому виражені) в книгу обліку нестачі військової частини яка знаходиться в фінансово-економічній службі.