Пально-мастильні матеріали, технічні засоби служби пального, як і інші матеріальні засоби, які використовуються в ЗС України в мирний і воєнний час, є державною власністю.
Вони підлягають обов’язковому обліку, правильному використанню, економній і законній витраті. При вирішенні цих питань головна роль належить правильному веденню обліку матеріальних засобів. У військовій частині він організовується і ведеться відповідними посадовими особами, в службі пально-мастильних матеріалів і в фінансово-економічній службі, яки є самостійними структурними підрозділами, безпосередньо підпорядкованими командиру військової частини.
В службі пального військової частини облік ведуть з метою:
- своєчасного забезпечення відповідних посадових осіб і органів управління даними щодо наявності, руху і якісного (технічного) стану військового майна служби пально-мастильних матеріалів, які необхідні для планування і організації забезпечення ним військової частини ;
- контролю за збереженням, законністю, доцільністю та ефективністю використання військового майна ;
- підготовки вихідних даних для складання звітних документів.
Облік пального і ТЗСП в службі пально-мастильних матеріалів військової частини (з'єднанні), як в мирний, так і у воєнний час ведеться згідно з ”Тимчасове керівництво з облику військового майна у ЗС України ”. Введено в дію наказом МО України від 2010р. № 690.
На виконання вимог Закону України ”Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, Програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів наказом МО України від 2007 №363 затверджено Положення з бухгалтерського обліку у Збройних Силах України.
Проводити облік в службі пального, використовуючи форми документів, які не передбачені цими керівними документами, суворо ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ !!!
В службі пального військової частини (з'єднанні) облік наявності та руху майна ведеться у кількісному і якісному вираженні згідно з номенклатурою пально-мастильних матеріалів.
Кількісний облік матеріальних засобів проводиться в натуральних показниках і стандартних одиницях вимірювання.
А саме:
- ПММ і спецрідини - в літрах і кілограмах (л, кг).
- ТЗСП - в штуках, комплектах, деякі - в метрах, кілограмах (шт., к-т, м, кг).
Якісний стан ТЗСП враховується згідно з категоріями (І, ІІ, ІІІ, ІV, V).
Кількісний облік матеріальних засобів служби пального ведеться:
- в службі пального частини - за склад пального, за кожний підрозділ і в цілому за військову частину;
- на складі пального - за склад;
- в підрозділах, що розташовані або діють окремо від своєї військової частини – за підрозділ.
В підрозділах, розташованих чи діючих із своєю військовою частиною, облік пального не ведеться.
На відміну від служби пального у фінансовому органі військової частини (з’єднанні) ведеться бухгалтерський облік майна служби пального, який здійснюється у кількісному і вартісному вираженні - за склад пального, за кожний підрозділ та службу пального військової частини.
Вартісний облік майна служби пального ведеться в національній валюті України в повних гривнях без копійок.
Організацією обліку матеріальних засобів у військовій частині (з’єднанні) керує командир частини (з'єднання).
Облік матеріальних засобів у службі пального організовує заступник командира з тилу.
Відповідальність за облік матеріальних засобів служби пального військової частини несуть наступні особи:
- начальник служби пального - за стан обліку пального і ТЗСП військової частини (з’єднання), законне і правильне оформлення операцій, пов’язаних з рухом і зміною якісного стану матеріальних засобів, правильне ведення облікових документів у кількісному і якісному вираженні, своєчасне заповнення книг обліку, правильне складання і своєчасне надання звітних документів служби та своєчасне проведення звірки даних кількісного обліку майна служби пального з обліком фінансового органу військової частини.
- начальник фінансово-економічної служби - за стан бухгалтерського обліку військового майна служби пального, своєчасне проведення звірки даних кількісного та вартісного обліку фінансового органу з обліком складу пального, сховища, службою пального та підрозділами, здійснення систематичного контролю за збереженням військового майна, правильне складання та своєчасне надання звітних документів за службу, згідно з табелем термінових донесень;
- командир підрозділу - за стан обліку матеріальних засобів служби пального у підрозділі і своєчасне надання в службу пального донесення про наявність і рух матеріальних засобів.
Відповідальність за приймання, зберігання і відпускання майна служби пального покладається на матеріально-відповідальних осіб, призначених наказом командира військової частини.
З посадовими особами, які відповідають за збереження військового майна, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Основними вимогами до обліку є своєчасність, повнота, достовірність і точність.
Однією з умов виконання цих вимог є його сувора документальність. Це значить, що кожна прибутково-витратна операція повинна виправдовуватись правильно оформленими обліковими документами і бути зафіксована у відповідних книгах обліку.
Обліковий документ - документ, що вміщує у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в порядку згідно вимог керівних документів МО України, і має у відповідності з діючим законодавством правове значення.
Облікові документи в залежності від їх призначення розподіляються на:
- первинні документи;
- регістри бухгалтерського обліку;
- документи допоміжного характеру.
Первинні облікові документи - накладні, наряди, рознарядки, чекові вимоги, видаткові (здаточні) відомості, акти, шляхові листи, атестати тощо - призначені для оформлення операцій, пов’язаних з рухом і зміною якісного (технічного) та вартісного стану майна і є підставою для запису у книгах і картках обліку.
Регістри бухгалтерського обліку - це книги, картки обліку, тощо, які призначені для відображення наявності, руху, якісного (технічного) стану військового майна за відповідний період у військовій частині в цілому, а також у підрозділах, складах, майстернях, відділах зберігання, лабораторіях та інших об'єктах військового господарства.
Документи допоміжного характеру - всі інші документи, що призначені для сприяння виконанню операцій, пов’язаних з рухом і зміною якісного (технічного) і вартісного стану матеріальних засобів. До них відносять: зведені відомості, довіреності, супроводжувальні аркуші, повідомлення тощо.
Облікові документи складаються з трьох частин : заголовної, змістової і оформлюючої.
У заголовній частині документу обов'язково вказується номер документу, вид матеріальних засобів, підстава (мета) та дата операції, пов'язаної з її виконанням назва служби, що оформила (видала) документ; умовна назва військової частини.
У змістовій частині, як правило, вказується: найменування матеріальних засобів, одиниця виміру. При необхідності, крім цього, вказується категорія, сорт, заводський номер, ціна за одиницю і сума вартості та інші дані. У кінці змістової частини документу пишеться "Усього найменувань" та прописом вказується їх кількість.
Оформлююча частина документу, як правило, містить: дату складання і затвердження документу, посади і прізвища осіб, які підписали документ і їх особисті підписи; відповідні печатки (на документах, де вони передбачені). При необхідності вказується номер довіреності отримувача.