При оформленні первинних облікових документів необхідно дотримуватись встановлених правил:
1. Первинні документи повинні мати такі реквізити: найменування та номер документа, дата складання, зміст господарської операції, виміри в кількісному і вартісному вираженнях, найменування посад, прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, та особисті їх підписи.
У документі можуть бути наведені й інші додаткові реквізити, визначені характером господарських операцій, які документально оформлюються (адреса підприємства, організації - постачальника продукції, номери і дати угод тощо).
2. У документах на придбання та видачу матеріальних цінностей повинен бути підпис матеріально-відповідальної особи про їх одержання або видачу, а також отримувача (здавальника). Документи на видачу матеріальних засобів служби пально-мастильних матеріалів підписуються начальником служби пально-мастильних матеріалів, начальником фінансового органу та командиром військової частини.
3. Підписи посадових осіб засвідчуються: на документах, призначених для відправки з військової частини - мастичною гербовою печаткою; на документах, призначених для обігу в середині військової частині - мастичною печаткою "Для внутрішніх господарських документів військової частини".
4. Всі первинні документи (крім чекових вимог), що складаються у службі пально-мастильних матеріалів або фінансовому органі, реєструються у книзі реєстрації облікових документів. Порядковий номер реєстрації є номером документу.
Документи, що не підписані посадовими особами, не зареєстровані, не мають печатки (де вона передбачена) вважаються недійсними і виконувати згідно з ними операції суворо забороняється.
При оформленні і заповненні регістрів бухгалтерського обліку дотримуються таких правил:
а) у кожній книзі аркуші нумеруються скріплюються мастичною печаткою "Для пакетів”.
Кількість аркушів завіряє підпис начальника служби пально-мастильних матеріалів (в підрозділі - підпис командира підрозділу). У книзі обліку для кожного найменування пального відводиться певна кількість сторінок. Номери сторінок і найменування матеріальних засобів відображаються на початку книги у змісті;
б) всі книги обліку матеріальних засобів, які є в службі пально-мастильних матеріалів, реєструються в штабі частини;
в) початкові записи в нових книгах (картках) обліку виконуються на підставі первинних документів, актів інвентаризації чи облікових даних попередніх книг. Перенесення даних з інших книг підтверджується підписом начальника служби пально-мастильних матеріалів і особи, яка веде облік матеріальних засобів. Наступні записи в книгах (картках) обліку виконуються тільки на підставі дійсних, законно і правильно оформлених первинних документів. При оформленні великої кількості первинних документів, записи в книгах обліку дозволяється виконувати згідно з зведеними відомостями;
г) книги і картки обліку матеріальних засобів ведуться до їх повного використання.
Оформлююча частина документу, як правило, містить: дату складання і затвердження документу, посади і прізвища осіб, які підписали документ і їх особисті підписи;
відповідні печатки (на документах, де вони передбачені). При необхідності вказується номер довіреності отримувача.
Документи допоміжного характеру складають і оформляють по аналогії з первинними документами.
Облікові документи повинні бути складені і заповнені розбірливо, без помарок і підчисток.
Для виправлення помилок неправильні цифри чи слова закреслюють тонкою рискою, а над ними записують правильні цифри або слова. Зроблене виправлення обумовлюється і засвідчується на вільному місці цієї ж сторінки документу: ”виправленому (вказується правильний запис) вірити” та завіряється підписом виконавця.
Всі виконані облікові документи разом з додатками до них підшиваються до справи у хронологічному порядку їх надходження або виконання. Як правило, у службі пального ведуть три справи: з прибутковими документами; з витратними документами; з документами з планування і звітними документами. Справи ведуть один рік. Після закінчення року їх прошивають і зберігають встановлений термін (3 роки), після чого знищують по акту.