Особливостями складання типових форм облікових документів при веденні бухгалтерського обліку є наступне:
- Акти приймання військового майна (форма 03-1, форма 4-тимчасово) складаються при прийманні на облік військового майна в разі виявлення кількісної або якісної розбіжностей з даними супроводжувальних документів постачальника, на ПММ - завжди. При оприбуткуванні військового майна акт складається в чотирьох примірниках: перший залишається в службі пально-мастильних матеріалів військової частини, другий дається вантажовідправнику,
третій - органу управління, який дав розпорядження, четвертий - фінансово-економічній службі військової частини;
- Акт технічного стану (форма 12-тимчасово) складається для оформлення установленого комісією технічного стану, потреби в ремонті і списання технічних засобів служби пально-мастильних матеріалів , які обліковуються за номерами і технічним станом.
До акту додається відомість визначення залишкової вартості, яка затверджується командиром військової частини;
- Накладна (вимога) (форма 3-3, форма 2 або 3-тимчасово) призначена для оформлення видачі (прийняття) військового майна у військовій частині (з’єднанні, складі, базі, центрі забезпечення пальним).
У графі 3 накладної (форма 2) ”Код номенклатури ” чисельником записується ціна одиниці військового майна, а в графі 8 ”Примітка” - сума.
Перший примірник передається до служби пально-мастильних матеріалів військової частини, а другий - фінансовому органу військової части.
- Чекова вимога (форма 6) призначена для приймання військовою частиною пально-мастильних матеріалів. Вартість пально-мастильних матеріалів записується у графі 2 розділу ”Розрахункова таблиця”. Наприклад: 1. Автобензин А-76 (вартість 0000.00 грн. за 1 тонну, отримано на суму 0000.00 грн.);
- Акт закладання (поновлення) матеріальних засобів (форма 10) призначений для оформлення закладання військового майна на довгострокове зберігання та його поновлення. Акт є підставою для внесення змін до книг (карток) бухгалтерського обліку військової частини.
Акт повинен визначати кількісне і вартісне значення військового майна. Вартість військового майна визначається за кожним найменуванням і записується у графі 2 ”Найменування матеріальних засобів”;
- Акт зміни якісного стану (форма 13) призначений для оформлення якісного (технічного) стану і списання військового майна після закінчення встановлених термінів експлуатації, оприбуткування окремих агрегатів, вузлів, приладів, запасних частин, металобрухту, які отримані при розбраковці списаних у встановленому порядку технічних засобів.
Вартість військового майна визначається за кожним найменуванням і записується одним рядком після назви військового майна: у графі 2 -”вартість”, у графі 7 відмічається загальна вартість військового майна, що потребує списання, у графі 11 – загальна вартість військового майна, що потребує оприбуткування;
- Акт складання суміші (форма 15) призначений для оформлення списання військового майна, що використано для складання суміші і для оприбуткування отриманої суміші.
Вартість військового майна за кожним найменуванням і записується одним рядком після назви військового майна: у графі 2 - ”вартість”, у графі 6 - вартість військового майна, що витрачене на суміш, у графі 7 - вартість військового майна, що отримане у суміші;
- Атестат військової частини (форма 20) призначений для зарахування військової частини (з’єднання ) на забезпечення за новим місцем дислокації.
Вартість кожного майна записується проти кожного найменування в графі 3 форми ”Код номенклатури”.
Визначене в атестаті значення кількості та вартості військового майна є підставою для прийняття на бухгалтерський облік за новим місцем дислокації (забезпечення).
За вказівками ЦУЗПММ при передачі військового майна іншим військовим частинам оформлюються наряд (форма 200) та повідомлення (форма 280).
Інші форми облікових документів оформлюються і ведуться згідно із встановленим порядком, затвердженим керівними документами Міністерства оборони України.