Військова частина може одержувати пальне централізовано і децентралізовано.
Централізовано - залізницею, водним, автомобільним, повітряним та трубопровідним транспортом;
Децентралізовано - зі ЦЗП, складів і баз пального;
- з цивільних нафтобаз;
- зі складів пального з’єднання, в складі якого знаходиться;
- з інших частин або з’єднань.
Приймання пального від органів транспорту здійснюється комісією військової частини в присутності представника органу транспорту. Після завершення приймання комісія складає акт прийому (форма 4) або (форма 03-1,4), який є первинним документом і підставою для оприбуткування ПММ по книгах обліку в службі ПММ, фінансовій службі і на складі ПММ. При цьому в службі ПММ оприбутковується кількість ПММ за даними відправника, а на складі - фактично прийнята кількість. Нестача ПММ з книги обліку в службі пально-мастильних матеріалів списується за встановленим порядком на підставі наказу командира військової частини. Оформлюється також підтвердження вартості фактично прийнятого військового майна в першому та другому примірниках повідомлення (форма 280).
Другий примірник повідомлення разом з актом приймання в триденний термін надсилається до довольчого органу для оприбуткування у бухгалтерському обліку.
З ЦЗП, складів та баз пального, нафтобаз, складів ПММ з’єднань видача ПММ здійснюється на підставі нарядів (форма 200) (рознарядки (форма 1)) при наявності чекової вимоги.
Постачальним органом наряд виписується в п’яти примірниках, з яких перших три направляються до вантажовідправника для виконання, четвертий - вантажоотримувачу, як повідомлення, п’ятий залишається в діловодстві постачального органу. Після отримання військового майна перший примірник наряду залишається в діловодстві вантажовідправника, другий видається вантажоотримувачу, третій - відправляється постачальному органу, що оформив
наряд, як донесення про виконання його розпорядження.
При оформлення нарядів (рознарядок) постачальним органом вартість військового майна не визначається.
Чекову вимогу виписують в службі пального частини (з’єднання) (талон чекової вимоги і розписку приймача не заповнюють) і видають одержувачу під підпис в корінці чекової вимоги. Для одержання ПММ з нафтобази одержував, крім того, повинен мати довіреність.
В обліково-операційному відділі (бухгалтерії нафтобази) виписують накладну (на нафтобазі - перепустку-відмір), в якій після одержання відмічають кількість фактично одержаного пального. На підставі показників про фактично отриману кількість і якість пального у фінансовому органі складу ПММ оформляють повідомлення (форма 280) (п.4.12.6 Інструкції з ведення бухгалтерського обліку майна служби пально-мастильних матеріалів), а в обліково-операційному відділі заповнюють талон чекової вимоги і розписку одержувача.
Талон чекової вимоги є підставою для оприбуткування ПММ за книгами обліку у кількісному і якісному вираженні на складі ПММ, в службі пального та фінансовій службі військової частини, а повідомлення (форма 280) є підставою для оприбуткування вартості ПММ у фінансовій службі.
Видача військового майна з однієї військової частини до іншої в з'єднанні здійснюється на підставі наказу або розпорядження командира з’єднання за накладною, яка оформляється на підставі наявності у отримувача довіреності, наряду, чекової вимоги. Повідомлення (форма 280) оформлюється згідно з порядком, вказаним вище. Первинним документом для оприбуткування пального в кількісному і якісному вираженні також буде талон чекової вимоги.
В деяких випадках у військовій частині потрібно передати пальне з одного підрозділу в і інший або передати його на склад ПММ. Цей рух повинен відобразитись в облікових документах. Для цього на підставі рішення командира військової частини начальник служби пального дає розпорядження через начальника фінансового органу бухгалтеру фінансового органу про оформлення накладної на видачу (отримання) ПММ.
Накладна виписується в трьох примірниках. При видачі ПММ перший примірник залишається у начальника складу військової частини для відображення по обліку в книзі (форма 3-9 або 26), чи у картах (форми 3-9а або 44), другий - видається отримувачу військового майна, а третій - передається начальнику фінансового органу.
При прийманні військового майна перший примірник накладної залишається у здавальника, другий передається начальнику складу військової частини, яка приймає військове майно, а третій передається начальнику фінансового органу відповідальною особою, яка отримувала довіреність для оприбуткування за книгами обліку.
Накладна підписується начальником фінансового органу, начальником служби пально-мастильних
матеріалів та командиром військової частини і реєструється у фінансовому органі у книзі (форма 25).
При видачі військового майна військовій частині, що стоїть на забезпеченні, отримувач повинен подати до фінансового органу довіреність (форма М-2) на право отримання військового майна.
Матеріально відповідальна особа на підставі накладної видає отримувачу військове майно та відмічає на всіх примірниках накладної кількість та якість (технічний стан) виданого військового майна.
Отримувач військового майна другий та третій примірники накладної подає до фінансового органу, в якому отримав накладну.
Бухгалтер фінансового органу на підставі фактично визначених показників кількості та якості виданого військового майна визначає ціну і вартість виданого майна та записує їх в накладну.
Матеріально відповідальна особа здійснює оприбуткування військового майна в день отримання і в кінці робочого дня подає до служби пально-мастильних матеріалів перший примірник накладної, на підставі якої начальник служби пально-мастильних матеріалів оформлює видачу військового майна в книзі (форма 27) та картках (форма 44) у кількісному та якісному вираженні.
Отруйні технічні рідини (ОТР) видають зі складу тільки тим особам, що оголошені наказом командира військової частини.
Видача цих рідин оформляється накладними. На титульній стороні накладної червоним кольором роблять напис "Отрута", а на зворотній стороні одержувач розписується про знання ним правил застосування і транспортування отриманої отруйної технічної рідини.
Для отримання з органу забезпечення військових частин ОТР командирами підрозділів в службу ПММ подаються заявки у письмовому вигляді з додатком розрахунку обґрунтування необхідної кількості рідин згідно з нормами.