Метою обліку також є підготовка вихідних даних для складання звітних документів у службі пального військової частини, з’єднанні , що подаються довольчому органу. Відповідно, кінцевим етапом обліку є звітність. Її ведуть з метою надання довольчому органу служби пального узагальнених даних про рух ПММ і ТЗСП і забезпечення ними на певний період.
Таким чином, звітність є засобом контролю за діяльністю служби пального з боку начальника служби та начальників служб вищої ланки і дозволяє виявити:
- наскільки правильно, доцільно витрачались ПММ і спеціальні рідини за звітний період;
- дані про наявність матеріальних засобів служби для здійснення правильного планування забезпечення військ, сил;
- відповідність фактичних витрат встановленому ліміту.
Звітні документи також дозволяють довольчому органу одержати інші дані про діяльність служби за звітний період.
Звітні документи повинні бути складені тільки на підставі даних обліку. Для цього в книгах і картках обліку підводять підсумки про наявність і рух ПММ за звітні періоди.
Підсумки начальник служби пального засвідчує своїм підписом.
Згідно з табелем термінових донесень з питань оперативного та матеріального забезпечення військ (сил) на мирний час, введеного в дію наказом начальника Генерального штабу Збройних Сил України від 2010 р.№55, служба пального військової частини і з’єднання подають звітні документи, наведені в таблиці.