Інвентаризація матеріальних засобів проводиться: - як самостійна форма контролю;
- при проведенні перевірки і ревізії; - при прийомі (передачі) посади матеріально
- відповідальною особою; - коли матеріально - відповідальна особа іде у відпустку (довготривале відрядження та ін.) зі здачею справ і подальшим поверненням її до виконання своїх обов’язків; - при переході частини на забезпечення в іншу частину (з’єднання);
- при розформуванні військової частини.
Як самостійна форма контролю інвентаризація проводиться внутрішньою перевірочною комісією (ВПК) військової частини в наступні терміни:
- всіх матеріальних засобів служби пально-мастильних матеріалів - один раз на рік станом на 1 січня;
- паливо-мастильних матеріалів, бланків документів суворого обліку (чекових вимог) - не менше одного разу на місяць.
Внутрішня перевірочна комісія призначається наказом командира військової частини терміном на 1 рік за місяць до початку календарного року. Комісія складається з підкомісій за родами військ і службами.
Склад комісії підбирається заступником командира військової частини з тилу, узгоджується з начальником штабу, начальниками родів військ і служб.
В окремій роті та її рівних підрозділах створюється одна комісія для перевірки усіх служб. Головою внутрішньої перевірочної комісії призначається офіцер за посадою не нижчою командира роти, членами комісії - офіцери, прапорщики і сержанти контрактної (надстрокової) служби, а також робітники і службовці військової частини, які знають організацію і ведення військового господарства і не пов’язані в службовому відношенні з посадовими особами, які перевіряються.
На час роботи голова і члени комісії звільняться від своїх службових обов’язків.
Перед початком роботи внутрішньої перевірочної комісії проводяться наступні заходи:
- розробляється план інвентаризації із виказанням у ньому об’єктів, що підлягають інвентаризації (склади, майстерні, підрозділи, діловодство, тощо); часу початку і закінчення роботи по кожному об’єкту, питань, що підлягають перевірці; часу подання акту інвентаризації на затвердження командиру військової частини;
- проводиться інструктаж членів внутрішньої перевірочної комісії командиром військової частини або призначеною ним посадовою особою про мету і завдання інвентаризації матеріальних засобів та порядок роботи комісії;
- вивчаються членами комісії накази, директиви, статути, положення, постанови, керівництва та інструкції з питань організації та ведення військового господарства, обліку та звітності;
- члени комісії знайомляться з перепискою родів військ і служб з питань господарської діяльності, з висновками вищого органу за наданими військовою частиною звітами, передбачених відповідними табелями, а також з актами та матеріалами попередньої інвентаризації (перевірки, документальної ревізії).
План проведення інвентаризації розробляється і підписується головою внутрішньої перевірочної комісії та затверджується командиром військової частини.
Внутрішня перевірочна комісія при проведенні інвентаризації матеріальних засобів має право:
- перевіряти в підрозділах, на складах, у парках та на інших об’єктах наявність,
якісний стан і умови зберігання матеріальних засобів;
- перевіряти всі документи, книги і картки обліку матеріальних засобів, звіти і службову переписку служб, що перевіряються;
- вимагати від начальників служб та інших посадових осіб військової частини надання необхідних довідок (відомостей) і пояснень;
- при наявності зловживань вилучати документи і додавати їх до акту інвентаризації матеріальних засобів або перевірки господарської діяльності;
- знімати копії з документів, а у випадках необхідності опечатувати справи з документами, а також склади (сховища).
Внутрішня перевірочна комісія при проведенні інвентаризації повинна:
- перевірити фактичну наявність матеріальних засобів у підрозділах, на складах, у майстернях та інших об’єктах військового господарства;
- порівняти дані фактичної наявності з обліковими даними діловодства;
- перевірити якісний стан та комплектність матеріальних засобів;
- перевірити наявність бланків суворого обліку.
Інвентаризація матеріальних засобів проводиться в присутності і при обов’язковій участі матеріально-відповідальних осіб.
Наявність матеріальних засобів визначається в тих одиницях вимірювання, в яких ведеться їх облік.
Результати перевірки оформлюються у відомості наявності і якісного стану матеріальних засобів встановленої форми.
Результати проведення інвентаризації оформляються актом довільної форми.
В акті відображаються розділи, з відповідних питань, з яких проводилась інвентаризація.
До акту обов’язково додаються відомості перевірки наявності матеріальних засобів на складі, в підрозділах та інших об’єктах.
При необхідності до акту, крім відомостей, додаються пояснення посадових осіб, різного роду довідки та інші документи, які пояснюють окремі положення і висновки.
Акт підписується членами ВПК, затверджується командиром військової частини. З ним ознайомлюються зацікавлені посадові особи.
Акт повинен бути конкретним і спиратися на документально підтверджені факти. Висновки, не підтверджені документами, в акт не записуються. Поряд з недоліками і порушеннями, виявленими в процесі перевірки, в акті визначаються і позитивні сторони діяльності служби, досягнення забезпечення збереження матеріальних засобів, режими економії та інші питання.
Результати перевірки оголошуються в наказі командира частини, в якому вказуються як недоліки у роботі так і здобутки, заходи щодо усунення недоліків. Контроль за виконанням пропозицій по акту перевірки здійснює командир військової частини і вищий командир (начальник), який призначив перевірку.
За результатами перевірки головою ВПК проводиться розбір з детальним аналізом позитивних сторін в діяльності військової частини або окремої служби , виявлених недоліків, причин їх виникнення і пропозицій щодо усунення цих недоліків.
В усіх випадках виявлення нестач, що перевищують норми природних втрат чи надлишків, а також незаконної витрати матеріальних засобів або зловживань з боку посадових осіб військової частини голова ВПК зобов’язаний негайно зупинити незаконні дії і доповісти про це командиру частини для прийняття заходів.
За приховування або сприяння приховуванню фактів нестач, розкрадань, псування, незаконного одержання або витрати матеріальних засобів, а також за непред’явлення документів або пред’явлення неправильних документів винуваті посадові особи притягуються до дисциплінарної або карної відповідальності.
У свою чергу, ті які перевіряють, за приховування виявлених порушень в діяльності посадових осіб, а також за недобросовісне проведення і неправильне висвітлення в акті фактичного стану справ також несуть відповідальність у дисциплінарному або карному порядку.