Важливе місце в складі бізнес-плану підприємства займає план матеріально-технічного постачання. Під матеріально-технічним постачанням (МТП) підприємства розуміється процес закупівлі матеріально-технічних ресурсів у встановлений термін і в обсязі, необхідному для здійснення виробничо-комерційної діяльності. Забезпечення підприємства сировиною, матеріалами і комплектуючими виробами, основним устаткуванням і допоміжним обладнанням, своєчасна їх закупівля в необхідному асортименті, кількості і високої якості впливає на кінцеві результати діяльності підприємства. Особливо цей вплив відчувається в ринкових умовах, коли кінцеві результати діяльності підприємства залежать від кваліфікації, вміння, компетенції та ініціативи робітників закупівельного центру.
Діяльність по закупівлі ресурсів повинна ґрунтуватись на маркетингових принципах.
Основні задачі матеріально-технічного постачання спрямовані:
—на своєчасне, повне і комплектне забезпечення підрозділів підприємства необхідними ресурсами потрібної кількості і якості;
—економне використання ресурсів, підвищення продуктивності праці (скорочення тривалості виробничого циклу, обертання обігових коштів), повне використання відходів виробництва (підвищення ефективності інвестицій і інших показників);
—підготовку пропозицій по підвищенню конкурентоспроможності випускаємої продукції, що випускається, шляхом зміни постачальників конкретних ресурсів і заміни ресурсів на ресурси більш високої якості і більш економічних умов постачання;
— правильне визначення потреби підприємства в матеріально-технічних ресурсах, розробку плану їх закупівлі, забезпечення їх збереження і раціональної підготовки до використання.
Повнота забезпечення характеризує відповідність кількості закупованих матеріалів окремого виду реальним потребам. Комплектність забезпечення розуміють як наявність усіх найменувань матеріальних ресурсів в кількості яка необхідна для повного і своєчасного забезпечення потреби виробництва.
Без своєчасного і комплектного забезпечення підприємства ресурсами неможливе виконання плану виробництва в необхідному обсязі і асортименті.
Несвоєчасне одержання підприємством ресурсів для виробництва продукції призводить до порушення ритмічності роботи, виникненню загрози невиконання договірних зобов'язань. Це призводить до уповільнення одержання коштів від продажу товарів. А відсутність коштів негативно впливає на діяльність підприємства в цілому.
Економічність постачання — фактор, який визначає основну частину витрат, пов'язану з виробництвом і збутом, тому що матеріальні витрати складають більшу частину собівартості випускаємої продукції.
Від результатів постачання значною мірою залежить якість виробленої продукції, тому що на її рівень впливає якість сировини, матеріалів і напівфабрикатів, їх відповідність вимогам стандартів і технічним умовам. Кожна вимушена заміна потрібного матеріалу призводить до збільшення витрат і зниження якості випускаємої продукції.
Діяльність по матеріально-технічному постачанню впливає на рівень продуктивності праці як прямо так і побічно. Прямий вплив виявляється при витратах праці на транспортування вантажо-развантажування і складання матеріалів, підготовку їх до виробничого використання. Від того, наскільки механізовані й автоматизовані ці операції залежить продуктивність праці працівників складів і вантажників і, як наслідок, їх чисельність.
Побічний вплив проявляється в тому, що своєчасне, повне і комплектне постачання виробництву економічних матеріалів сприяє зниженню трудомісткості виготовлення продукції, більш ефективному використанню виробничих потужностей.
Результати діяльності по матеріально-технічному постачанню підприємства впливають і на собівартість випуску продукції.
Правильне визначення потреби в матеріальних ресурсах, використання науковообґрунтованих їх витрат, забезпечення їх збереження при транспортуванні, складуванні, раціональна підготовка до виробничого використання, добре організоване нормування виробничих запасів, суворий контроль за рухом ресурсів від часу їх закупівлі до виходу готової продукції — все це приводить до зменшення витрат, що безпосередньо відображається на зниженні собівартості випускаємої продукції.
Організацією управління закупівельною діяльністю займаються закупівельні центри. На промислових підприємствах України існують різні схеми організаційної побудови відділів матеріально-технічного постачання. Систематизація організаційної побудови відділів постачання на підприємствах дозволяє визначити дві найбільш типові схеми.
Відмінною особливістю першої схеми організаційної побудови є функціональна спеціалізація підрозділів (відділів, груп, бюро), які входять до відділу матеріально-технічного постачання. Для цієї схеми характерним є визначення функцій планування потреби в матеріально-технічних ресурсах, оперативно-закупівельна діяльність, що спрямована на закупівлю сировини, матеріалів і інших інвестиційних ресурсів. При цій схемі склади приймають, зберігають і передають матеріальні цінності в цехи.
Така організаційна структура притаманна невеликим підприємствам. На підприємствах з обмеженою кількістю закупівель відділ постачання може включати лише менеджера з закупівель та технічного асистента.
У великих фірмах цей відділ може включати декілька сотень працівників. Чисельність відділів закупівель залежить від розміру підприємства, його диверсифікаційного набору, типу виробництва, а також від різноманітності та обсягів промислових товарів та послуг, що купуються.
Для другої схеми організаційної побудови — по товарній ознаці характерним є те, що в її складі утворюються групи, бюро, відділи, які спеціалізуються на закупках окремих видів матеріальних ресурсів і виконують весь комплекс робіт по плануванню, дослідженню ринку, ранжуванню постачальників, закупівлі, обліку, завезенню і відпусканню закріплених за ними видів ресурсів.
Крім того, відділи постачання можуть бути побудовані як децентралізовані (самостійні відділи постачання на кожному підприємстві, яке входить до складу фірми, централізовані (один закупівельний центр, який очолює віце-президент фірми з матеріально-технічного постачання, наділений такими ж правами, як віце-президент, який відповідає за виробництво чи фінанси), змішані, які найбільшою мірою відображають специфіку підприємства і, відповідно, полегшують адміністративне управління процесом закупівель, зменшують обсяги оперативної роботи, заощаджують кошти і час, і, звичайно, забезпечують реалізацію обраних ринкових стратегій.
Основними функціями відділів матеріально-технічного постачання промислового підприємства є:
—дослідження ринку сировини і матеріалів;
—визначення потреби в матеріальних ресурсах;
—складання плану закупівель;
—вибір постачальників;
—заключения угод з постачальниками, з транспортними організаціями на поставку сировини і матеріалів;
—приймання матеріальних ресурсів на складі;
—встановлення ліміту на матеріали для цехів та оформлення документів для видачі у цеха;
—контроль за станом норм виробничих запасів;
—забезпечення зберігання матеріальних ресурсів;
—участь у виставках, ярмарках тощо.
При закупівлі ресурсів підрозділи з матеріально-технічного забезпечення повинні вивчати і аналізувати ринки сировини, матеріалів, обладнання, виявляти інформацію про нові матеріали, можливості їх залучення до виробничого процесу, технології їх виробництва. А також вміти відбирати найбільш надійних постачальників, визначати найбільш економічні форми товароруху, вивчати змінення цін на ресурси, враховувати співвідношення між попитом і пропозицією їх на ринку, укладати контракти з постачальниками на вигідному підґрунті, здійснювати чітке контролювання просування ресурсів від терміну їх закупівлі до випуску готової продукції, з ціллю мінімізації витрат, зниження собівартості випуску продукції, одержання прибутку і забезпечення рентабельності застосованого капіталу.