Важливе значення в закупівельній діяльності має планування матеріально - технічного постачання, яке є обґрунтуванням для приймання рішення про закупівлю ресурсів. План матеріально-технічного постачання — це комплекс планових розрахунків, на основі яких встановлюється номенклатурний склад, розміри, цільове призначення потреб в ресурсах, визначаються джерела їх покриття і обсяги витрат на здійснення закупівельного процесу.
Планування є важливим інструментом, який дозволяє передбачити ризик невиконання плану виробництва продукції через незабезпечення його матеріальними ресурсами. Плани розробляються як в натуральному, так і у вартісному вимірі.
План у натуральних одиницях виміру визначає потребу підприємства в засобах виробництва і є основою для планування розвитку транспортно-складського господарства.
Плани у вартісному вигляді дозволяють ув'язати витрати по забезпеченню ресурсами з планами по собівартості і прибутку, а також рентабельності виробництва. План матеріально-технічного постачання розробляється на основі і в відповідності з сформованим відділом збуту і маркетингу портфелем замовлень.
Підприємства розробляють довгострокові і поточні плани. Довгостроковий план підприємства складається на базі стратегічних цілей щодо номенклатурного складу і структури випуску продукції в відповідності з перспективними оцінками її збуту. Це потребує визначення потреби підприємства у виробничих потужностях і матеріально-технічних ресурсах для виробництва продукції, визначення потреби в основному і обіговому капіталі, джерел фінансування цієї потреби, взаємоув'язки обмежених фінансових, матеріальних і трудових ресурсів.
Поточне планування матеріально-технічного постачання включає:
— дослідження ринку сировини і матеріалів;
—визначення потреби підприємства в матеріальних ресурсах;
—складання плану закупівлі матеріальних ресурсів;
—вартісний аналіз закупівельної діяльності тощо. Дослідження ринку сировини і матеріалів дозволяє відповісти на слідуючи питання:
—Хто і що поставляє на внутрішньому і зовнішньому ринках?
—Які можливості постачальників?
—Чи велика конкуренція серед покупців?
—Хто з покупців закуповує такі ж матеріали по нижчій ціні?
—Чи є можливості для заміни матеріалів?
—Які шляхи придбання матеріалів?
—Які види транспорту можливо використати?
—Чи з'являються нові технології?
При вивченні ринку сировини і матеріалів визначається можливість їх закупок по імпорту.
Розробка плану закупівлі здійснюється після вивчення ринку сировини і матеріалів в такій послідовності. Спочатку розраховується потреба в кожному виді сировини, матеріалів, палива і т. ін. Розрізняють два способи встановлення потреби в матеріальних ресурсах:
— на плановій основі;
— на основі використання матеріалів в попередніх періодах.
Вихідними даними для визначення потреби першим способом є: плани виробництва продукції, конструкторські специфікації, рецепти, по яким розраховується потреба в матеріалах на одиницю продукції, норми витрат матеріальних ресурсів.
Потреба в кожному виді матеріалу визначається перемноження планового обсягу виробництва на норму витрат матеріалу. Потреба підприємства в матеріальних ресурсах включає:
—ресурси на основне виробництво;
—ресурси на ремонтно-експлуатаційні нужди;
—ресурси на незавершене виробництво;
—ресурси на науково-дослідні і конструкторські роботи;
— ресурси на капітальне будівництво і допоміжні потреби і тн. і.
Існують різноманітні методи визначення потреби в матеріальних ресурсах. Основний із них — метод прямого розрахунку використовується для визначення потреби в матеріальних ресурсах на основне, виробництво.
В складі методу прямого розрахунку, виділяється:
—повиробний;
—подетальний;
—за аналогією;
—метод типового представництва;
—метод рецептурних норм.
При повиробному і подетальному методах використовують два показники: норма витрати і обсяг виробництва.
де Pі — потреба на і-й виріб,
Nij— норма і-го матеріалу на виробництво j - го виробу,
Qj — обсяг виробництва j - го найменування,
п — кількість виробів.
При визначення потреби по аналогії використовують наступну формулу:
P = NA·QH·K1·K2,
де Р — потреба в матеріалі,
NA — норма витрат матеріалу на виріб-аналог,
QH — плановий обсяг випуску нових виробів,
К1 — коефіцієнт, який визначає співвідношення витрат матеріалів при виробництві нових виробів і виробів-аналогів.
де НН і НА чисті корисні витрати на новий виріб і виріб-аналог;
К2 — коефіцієнт, який враховує додаткові витрати матеріалів, пов'язані з
виробництвом нових виробів.
Метод типового представника використовується в масовому виробництві (підшипники). При цьому методі спочатку визначається середньо виважена норма витрат ресурсів в відповідності з асортиментним планом виробництва випуску продукції, потім визначається загальна потреба в них.
де N — середньо виважена норма витрат,
Ni — поасортиментні норми витрат,
di — доля обсягу випуску виробу кожного асортименту в загальному обсязі виробництва.