Інструкція— правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності й відносин установ, службових осіб.
Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:
1. Такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу.
2. Посадові — це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.
Текст інструкції викладається у вказівно-наказовому стилі із формулюваннями типу „повинен, слід, необхідно”. Текст даного документа повинен бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування.
Зміст викладають від 2-ї, 3-ї особи, рідше в безособовій формі. Датою інструкції є дата її затвердження керівником установи. Готують інструкцію не менш як у двох примірниках на загальному або спеціальному бланку або на чистих аркушах формату А4 (якщо не виходить за межі підприємства).
Реквізити:
· гриф затвердження;
· назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ);
· дата;
· індекс;
· місце складання чи видання;
· заголовок до тексту;
· текст;
· позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);
· підпис (керівника підрозділу-розробника);
· гриф погодження (у разі потреби);
· візи (у разі потреби);
· позначка про виконавця (у разі потреби).
Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов’язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові організації.
Усі зміни до інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству.
Структура тексту
посадової інструкції
1. Загальні положення.
2. Функції працівника.
3. Посадові обов’язки.
4. Права.
5. Відносини.
6. Відповідальність.
На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір із працівником.