2. Службові:
– ініціативні;
– телеграми-відповіді.
Службові телеграми поділяють на вищі державні, державні, термінові, звичайні. У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім із помітками „Звіт” та ін. До категорії термінових належать телеграми, які оплачуються за терміновим тарифом, службові телеграми з помітками „Термінова”, „Метео”, а також „Термінова телефонна розмова ”. Усі інші вважаються звичайними.
Службові телеграми оформляють на бланках (поштових чи фірмових) або на чистих аркушах паперу формату А5 у двох примірниках: перший передають до відділення зв’язку, а другий (копію) підшивають до справи.
У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, у кінці – вихідний номер, після чого – найменування підприємства, посаду, прізвище особи, яка підписала телеграму.
Коли телеграму надсилає службова особа, котра перебуває у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження (або паспорт).
Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу. Підпис ставлять окремим рядком.
Реквізити:
· назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);
· категорія телеграми (термінова, міжнародна, урядова);
· вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено, телеграма-схема, фототелеграма, телеграма-доручення та ін.);
· телеграфна адреса одержувача (повна або умовна);
· номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);
· текст;
· вихідний номер телеграми;
· скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;
· посада, прізвище особи, яка підписала телеграму (якщо потрібно).
Якщо телеграму оформляють на чистому аркуші паперу, тоді частину, яку не передають і за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.
· поштова адреса й повне найменування підприємства, установи – відправника телеграми;
· підпис;
· дата підписання телеграми;
· відбиток печатки підприємства-відправника.
Зразок: