Відкрите акціонерне товариство «Консум »
вул Ватутіна 29
Полтава
Директорові
Відвантажуйте 25 вересня верстати станції Полтава-Південна потягом Нр 45
Головний інженер Д. Петренко
Проектно-будівельне підприємство
вул. Софіївська, 34
м. Київ, 44873
Підпис
Печатка
Телефонограма – це службовий документ, що являє собою оперативне повідомлення, передане адресатові телефоном. Це один із видів усної ділової кореспонденції.
Такий зв’язок використовують, коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Інформація, яку передають, фіксується в спеціальний журнал і містить, як правило, повідомлення вищих органів.
Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.
Зміст тексту передають адресатові по телефону, текст диктується і записується. Правильність тексту перевіряють повторним читанням.
На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.
Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:
а) відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;
б) назвати вид документа;
в) продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);
г) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;
ґ) записати назву посади, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання (приймання).
Секретар повинен ознайомити зі змістом телефонограми керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму. Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з її текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.
Реквізити:
· назва виду документа (ТЕЛЕФОНОГРАМА);
· індекс (вихідний номер);
· дата підписання;
· назва організації – відправника телефонограми;
· назва організації – одержувача;
· службова особа – одержувач телефонограми;
· посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму;
· час передавання (приймання);
· текст;
· прізвище, посада особи, що підписала документ.
Текст телефонограми (як і текст телеграми) повинен бути лаконічним, чітким, стислим, без слів, що важко вимовляються, без складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.
Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.
Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.
Зразок:
Телефонограма№ 3 від 17 червня 2008 р.
Від кого: ВАТ «Полтавський турбомеханічний завод»
тел. 59-37-42
Кому: Павленку О.П.
ТОВ „Арсенал”
тел. 58-66-73
Передав: секретар Василенко О.М.
Прийняв: секретар Сергієнко О.Л.
год. 13 хв. 40
Відповідно до замовлення № 5/7 від 20.04.08 токарні верстати, які були замовлені Вами, відвантажені сьогодні на товарний склад ТОВ „Арсенал”.
Начальник відділу збуту Л.П. Рибников
Факс – це документ, що надходить до установ, підприємств і фірм за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера.
Факс є копією переданого документа. Факсом можуть передаватися будь-які документи, додатки до документів, таблиці, схеми тощо.
Реквізити:
· назва виду документа (ФАКС);
· дата (день, місяць, рік відправлення повідомлення);
· час;
· назва установи, яка передає факс;
· прізвище, посада особи, що підписала документ;
· назва організації, прізвище та ім’я службової особи – одержувача факсу;
· номер телефаксу (апарата), з якого передано інформацію;
· текст (оформляється без скорочень);
· кількість сторінок, включаючи першу сторінку.
Факси, які містять важливу інформацію та призначені для тривалого користування, слід скопіювати. Здебільшого їх використовують як засіб обміну інформацією між діловими партнерами, фірмами.
Зразок:
Товариство з обмеженою відповідальністю “Джерела”
15 квітня 2008 р. № 02-04/138
Директорові заводу “Росинка”
Дідику І.П.
факс (064) 244-34-87
Про постачання турбогенераторів