Уся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби діловодства.
У канцелярії розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають надпис ,,особисто” чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номерові документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти й додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, дату відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв, касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.
Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.