Усі документи, що надійшли до підприємства (установи), підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії або спеціально призначеною для цього особою (секретарем чи офіс-менеджером).
Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання або в перший робочий день (у разі їх надходження у неробочий час). Доручення вищих органів правління, телеграми й телефонограми необхідно розглядати негайно.
Здійснюючи попередній розгляд документів, варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами руху документів.
Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.