Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Реквізити – обов’язкові елементи укладання ділового папера. Розрізняють постійні і змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Склад реквізитів залежить від змісту, призначення та способу підготовки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документ зручним для зорового сприйняття, спрощує його опрацювання.
Для оформлення ділових паперів використовують реквізити:
1. Державний Герб України (для державних організацій).
2. Емблема організації.
3. Зображення нагород.
4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).
7. Назва установи – автора документа.
8. Назва структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв’язку, номер рахунка та назва банку.
10. Назва документа.
11. Дата.
12. Індекс (вихідний номер документа).
13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14. Місце укладання чи видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Позначка про контроль.
21. Текст.
22. Позначка про наявність додатка.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Віза.
26. Відбиток печатки.
27. Позначка про засвідчення копії.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.
31. Позначка про надходження.