Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовних позначень (реєстраційних індексів) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєструються ділові папери з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання й оперативного використання наявної в них інформації.
Реєстрації підлягають усі документи, які потребують обліку, виконання та використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і приватних осіб. Місце реєстрації документів визначається ,,Інструкцією з діловодства” установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. До цього переліку можуть входити:
Ø листи, що надійшли, і копії до відома;
Ø телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;
Ø графіки, наряди, заявки;
Ø зведення та інформації до відома;
Ø рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;
Ø листи-вітання та запрошення;
Ø форми статистичної звітності;
Ø друковані видання (книги, журнали, бюлетені) тощо.
Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні документи реєструють у день надходження або не пізніше наступного дня (якщо документ надійшов у неробочий час), вихідні та внутрішні – у день підписання чи затвердження. У разі передавання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого, повторно він не реєструється. Реєстрація ділових паперів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора й змісту.