Здійснення фінансово-розрахункових операцій не проводиться без підтвердження їх відповідними документами. Це робиться, щоб забезпечити:
– повну схоронність грошей та інших цінностей;
– точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;
– своєчасне відображення виробничих операцій;
– запобігання фінансових порушень і зловживань;
– можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;
– складання бухгалтерської та іншої звітності;
– право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.
Фінансово-розрахункова документація відзначається високим рівнем стандартизації.
Гарантійний лист укладають з метою підтвердження фінансово-розрахункових зобов’язань.
Як правило, гарантуватися може оплата праці за виконану роботу, за проживання співробітників протягом навчання (роботи) в іншому місті, погашення кредиту тощо. Готовність до дій висловлюють у ввічливій, тактовній формі.
Реквізити:
· назва підприємства (організації), що виступає гарантом (якщо лист оформляється не на бланку);
· назва банку, до якого спрямований лист;
· назва виду документа;
· назва підприємства-гаранта;
· текст, у якому формулюється гарантія щодо фінансово-розрахункових зобов’язань, із зазначенням терміну, суми;
· умови дії гарантії;
· підписи керівника та головного бухгалтера організації-гаранта, скріплені печаткою.