Дипломатичні документи — це офіційні документи, «державні папери». Для мови дипломатичних документів особливо важливим є (і саме в цьому її специфіка) не стилістична довершеність, не музикальність вислову, а абсолютна відповідність змісту, що вкладається в нього, точне висловлення позиції, смислу політики держави з цього питання.
Дипломатичний документ набуває більшої рельєфності, коли в ньому є фрази чи абзаци, побудовані на прийомі протиставлення, чіткого контрасту.
Дипломатичний документ досить наближений до політичної публіцистики, що виявляється через широке використання образів, порівнянь, асоціацій, котрі надають текстові яскравості, впливовості. Нерідко використовуються поняття, ідіоматичні вирази, що поширені в країні, куди адресується документ. Посилання на аргументи, поняття, вислови, відомі населенню цієї країни, прискорюють процес усвідомлення дипломатичного документа, напр.: «політика упущених можливостей», «політика з позиції сили», «балансування на грані війни» тощо.
Дипломатичний документ стає більш доступним, якщо він написаний живою мовою. А виклад матеріалу не в розповідній формі, а в логічних та діалектичних взаємозв'язках посилює інтерес до дипломатичного документа.
При викладі слід варіювати формулюваннями, виразами, словами, передаючи смисл то максимально предметно, то виразно, яскраво, образно, свіжо. Але треба бути обережними із вживанням епітетів, особливо з негативною оцінкою.
У мові дипломатичних документів поширені безособові речення.
Не варто необачно вживати підмет із політичною характеристикою типу «мілітарист», «реваншист» тощо. Таке вживання потребує додаткових обґрунтувань.
Поширений у дипломатичних документах присудок «є». Не виключене вживання емоційних дієслів.
Вимагає такту застосування граматичної категорії обов'язковості (такий-то уряд повинен, такий-то народ повинен і т. ін.)
Ультимативність припустима лише за надзвичайних обставин, інакше – це шкідлива річ.
Окрім того, дипломатичні документи треба писати просто, зрозуміло, доступно.
Повноцінний дипломатичний документ будується так, щоб у ньому відчувалась довіра до читача, до його здатності зробити правильні висновки.