Для функціонування системи якості необхідно розробити методики ідентифікації, збору, індексації, заповнення, зберігання, введення до розподілу даних про якість. Документація, яка містить дані про якість, забезпечує об'єктивне підтвердження того, що необхідний вибір якості виробу досягнутий та різні елементи системи якості були ефективно реалізовані.
Існує дві основні категорії даних про якість:
- дані про якість виробу;
- дані про функціонування системи якості.
Інформацію про якість виробу включають в таку документацію:
- документи, які містять вимоги до якості продукції;
- документи, які містять технічні вимоги до компонентів та вхідних матеріалів;
- креслення основного обладнання;
- звіти про випробування матеріалів;
- звіти про контроль та випробування на різних етапах виробництва;
- детальна інформація про відхилення та відступлення від вимог та відповідні дані про їх дозвіл;
- дані про невідповідні матеріали та їх розміщення;
- дані про здавання в експлуатацію та обслуговування протягом гарантійних періодів;
- дані про скарги на якість виробів та вжиті заходи з виправлення недоліків. Інформацію про функціонування системи якості включають в таку документацію:
- звіти про перевірку якості та дані аналізу, який виконувався керівництвом;
- документи про затвердження постачальників та рейтинг їх роботи;
- документи з даними про управління процесами та коригувальні дії;
- дані про перевірку випробувального обладнання та приладів;
- документи з підготовки кадрів та кваліфікації персоналу.