Забезпечення безперервності процесу реалізації товарів та обслуговування покупців потребує створення на торговому підприємстві потрібного обсягу товарних запасів.
Товарний запас являє собою масу товарів, призначену для подальшого продажу, що знаходяться в сфері обігу в процесі переміщення від виробництва до споживача. У процесі переміщення товарні запаси сфери обігу набувають різних форм:
1. Запаси готової продукції на складах підприємства.
2. Товари в дорозі (від виробника до оптової ланки, від оптової до роздрібної ланки).
3. Товарні запаси на складах оптової торгівлі та інших збутових посередників.
4. Товари в дорозі від оптової до роздрібної ланок торгівлі.
5. Запаси підприємств роздрібної торгівлі (на складах та в торговельному залі).
Потреба утворення торговельних запасів обумовлена такими причинами:
1. Невідповідністю ритму споживання (реалізації) та виробництва товарів.
2. Сезонністю виробництва та споживання окремих видів товарів.
3. Нерівномірністю розміщення виробництва і районів споживання.
4. Потребою перетворення виробничого асортименту в торговий.
5. Потребою утворення страхових резервів для згладжування можливих непередбачуваних коливань у попиті та пропозиції товарів, обумовлених різними факторами.
Для характеристики стану процесів утворення та розробки стратегії управління товарними запасами торговельних підприємств їх класифікують за такими ознаками:
1. За призначенням запасів.Залежно від призначення виділяють чотири групи товарних запасів: запаси початкового зберігання, сезонного зберігання, дострокового завозу та цільового призначення.
Товарні запаси початкового зберіганняскладають головну частину всіх товарних запасів (близько 80—85 % всієї суми запасів) і призначені для забезпечення безперебійного продажу товарів, їх розмір обумовлюється обсягом реалізації товарів та інтервалом постачання. У процесі реалізації ця частина товарних запасів використовується, а отже, потребує систематичного поновлення.
Товарні запаси сезонного зберіганняпотрібні для формування торгової пропозиції в періоди сезонних змін попиту чи пропозиції (виробництва) товарів. Вони створюються з таких товарів, які в силу особливостей їх виробництва, попиту чи з інших причин мають розрив у часі виробництва та реалізації (овочі, шкільна форма, ялинкові прикраси, гумове взуття тощо).
Товарні запаси дострокового завозумають забезпечувати нормальний рівень торгівлі протягом періоду між завозами товарів у віддалених гірських районах, зв'язок з якими підтримується лише певний період (період навігації чи інший).
Товарні запаси цільового призначеннястворюються за розпорядженням органів влади для виконання певних цілей, не пов'язаних із поточною господарською діяльністю підприємств (для стимулювання закупівлі сільськогосподарської продукції, забезпечення мережі дитячих закладів, об'єктів охорони здоров'я, інвалідів та видачі товарних виграшів у лотереях тощо).
2. Залежно від місця формування.Залежно від місця формування виділяють товарні запаси роздрібної торгівлі, оптових підприємств та запаси товарів у дорозі. Наявність запасів у дорозі обумовлена діючими умовами та формами розрахунків між виробниками, підприємствами оптової та роздрібної торгівлі.
До складу товарних запасів роздрібної торгівлі відносять запаси всіх товарів, які належать торговельному підприємству, перебувають на його балансі й призначені для роздрібної торгівлі та громадського харчування.
Відповідно до "Інструкції про облік товарообігу товарів" до державної статистичної звітності про товарні запаси в роздрібній торгівлі не включають:
—товари в дорозі;
—готову продукцію в підсобних виробничих підприємствах торгових організацій;
— товари постачальника, прийняті цією торговою організацією на відповідальне зберігання;
— товари, прийняті від населення та кооперативів на комісію;
— вільну тару всіх видів — м'яку, тверду, скляну;
— тару всіх видів, зайняту під товари, що знаходяться в роздрібній торгівлі;
— товари матеріально-технічного забезпечення;
— сировину та допоміжні матеріали, отримані для промислової переробки.
Залежно від місцезнаходження у складі товарних запасів роздрібної торгівлі виділяють:
—товари, які є у наявності в роздрібній мережі (магазинах, лавках, аптечних кіосках, розвізній та розносній мережах), а також у дрібнооптових базах, розподільчих складах та базах, овоче-, картопле-, фрукто сховищах;
—товари, які є в наявності на базах і складах, що належать роздрібним підприємствам, організаціям;
—товари, які закуплені та оплачені торговельним підприємством, організацією та залишені на відповідальне зберігання у постачальників;
— товари, здані на переробку, які на звітну дату знаходяться на виробничих підприємствах, як власних, так і сторонніх.
3. Залежно від а сортиментної структури запасів (споживчого призначення).Класифікація запасів за товарними групами дозволяє характеризувати їх склад та служить основою для оцінки забезпечення ними
товарообороту підприємства, як за загальним обсягом, так і за асортиментною структурою.
У статистичній звітності торговельних підприємств товарні запаси групуються відповідно до номенклатури звіту ф. № 3-торг "Звіт про формування, реалізацію та залишки товарів", в якому виділяються 35 груп продовольчих та 57 непродовольчих товарів.
4. Залежно від регулярності поповнення (надходжень та витрат) товарних запасів.Різниця між окремими групами товарів обумовлюється часом накопичення (формування) та часом споживання (використання) товарних запасів.
Такий підхід до оцінки товарних запасів обумовлює потребу виділення:
—запасів товарів регулярного поповнення (надходження) та витрат;
—запасів товарів регулярного поповнення, але сезонного використання;
—запасів періодичного поповнення (як правило, цільового призначення);
—запасів регулярного та нерегулярного поповнення, регулярного та нерегулярного використання.
5. Залежно від попиту на споживчі товари.Товарні запаси залежно від відповідності попиту поділяють на запаси, що відповідають чи не відповідають попитові. До останніх належать неходові, залежані та завезені понад норму товари.
Неходові— це товари, які не відповідають якісним параметрам споживчого попиту в даному місці та в даний час.
До залежанихналежать товари, які довгий час знаходяться без руху на складах підприємств, які частково втратили свою якість та морально застаріли. Формування цих запасів, як правило, обумовлено завозом товарів без урахування обсягу та структури споживчого попиту.
Завезені понад норму товари-- це такі, що не відповідають кількісним параметрам споживчого попиту на певному територіальному сегменті споживчого ринку. Реалізація цієї групи товарних запасів можлива за умови регіональної диверсифікації діяльності або в наступні часові періоди за активної рекламної компанії.