Динаміка товарних запасів та час обертання товарів складаються під впливом великої кількості факторів. Вивчення характеру факторів та механізму їхнього впливу є необхідною передумовою для обгрунтування оцінки стану запасів, планування їх розміру, розробки та прийняття конкретних заходів щодо їх регулювання.
Всі фактори, що визначають розмір товарних запасів, можна поділити на зовнішні та внутрішні.
Найважливішими зовнішніми факторами, що визначають розмір товарних запасів торговельного підприємства є:
1. Співвідношення між попитом та пропозицією. В умовах, коли попит населення на окремі товари перевищує його пропозицію, товарооборот здійснюється з найменшими запасами. Зі збільшенням пропозиції товарів, насиченості ринку спостерігається деяке уповільнення швидкості обертання товарів.
2. Ритмічність та стійкість споживання окремих товарів. Чим стабільнішим та стійкішим є попит споживачів на окремі товари, тим меншою є потреба у створенні товарних запасів на випадок непередбачених коливань попиту.
Зовнішньою ознакою рівномірності споживання окремих товарів є показники середньоквадратичного відхилення та коефіцієнта варіації одноденного товарообороту від його середнього значення.
3. Ритмічність виробництва окремих товарів. Виробництво та закупівля окремих споживчих товарів має сезонний характер. Це стосується овочів, цукру, круп, плодоовочевих консервів тощо. В період сезону виробництва торговельні підприємства мають можливість придбання товарів у безпосередніх виробників за мінімальними цінами. Наявність цього фактора обумовлює потребу та економічну зацікавленість торговельних підприємств у створенні товарних запасів сезонного забезпечення.
4. Стан конкуренції на ринку товарних ресурсів. Чим вищий ступінь конкуренції на ринку товарних ресурсів, тим більшу свободу у виборі постачальників та "вторгуванні" умов постачання має підприємство. Узгоджені умови постачання — періодичність, обсяги партій поставки, що оновлює асортимент, можливість повернення недоброякісних товарів суттєво впливають на розмір товарних запасів підприємства.
5. Добросовісність постачальників щодо виконання постачання товарних ресурсів, стан дисципліни постачань.
Загальна дисциплінованість постачальників, їх обов'язковість та добросовісність щодо виконання договорів постачання визначає потребу торгового підприємства в створенні страхових товарних запасів.Чим добросовіснішими є постачальники підприємства, чим ритмічніше та безперервніше організоване їх власне виробництво, тим нижча ймовірність невиконання графіка завозу товарів, а відповідно і потреба в створенні товарних запасів.
6. Рівень інфляційних очікувань. В умовах інфляційної економіки одним із спонукальних мотивів створення запасів матеріальних резервів є захист обігових коштів підприємств від інфляційного знецінення. Чим вищі темпи інфляції, тим більша зацікавленість підприємств у максимальному підвищенні розміру запасів з метою захисту грошей від інфляції та для отримання додаткового доходу від випереджувального зростання цін на окремі товари порівняно із загальним темпом інфляції.
Розмір та обіговість товарних запасів визначаються також внутрішніми факторами, які залежать від діяльності самого торгового підприємства та визначаються стратегією тактики його діяльності.
До таких факторів належать:
1. Місцезнаходження торгового підприємства.Цей фактор визначає інтенсивність споживчих потоків у районі діяльності підприємства,
а відповідно, і розмір одноденного товарообороту, а також швидкість реалізації товарних запасів. Чим вигідніше місцезнаходження торгового
підприємства, тим вища швидкість реалізації товарних запасів та менша потреба в їх створенні.
2. Обсяг товарообороту торгового підприємства.Відносно великі за розміром товарообороту підприємства, як правило, здійснюють торгову діяльність з меншим рівнем товарних запасів. Це обумовлено тим. що вони мають можливість частіше робити завіз товарів, маючи оптову ланку.
3. Спеціалізація підприємства та структура товарообороту.Товари залежно від їхньої якості, особливостей призначення мають різний час обертання. Це залежить від властивостей деяких предметів споживання, кількості різновидів, що входять до товарної групи, особливостей прийому та комплектування виробів. Так, товари, що швидко псуються, швидко втрачають свої властивості (м'ясо, хліб, молоко), мають бути реалізовані протягом нетривалого періоду. Задоволення попиту на товари складного асортименту, такі як: одяг, тканини, взуття, галантерея потребує наявності в магазині широкого вибору різновидів цих виробів за кольорами, розмірами, фасонами. Оскільки такого роду товари є предметами періодичного попиту, їхні запаси, виражені в днях до обороту відносно вищі, ніж запаси з інших товарів. Отже, збільшення в роздрібному товарообороті частки непродовольчих товарів складного асортименту за інших умов є фактором зростання загального рівня товарних запасів.
У той же час збільшення питомої ваги продовольчих товарів, особливо стійкого попиту, є фактором зниження товарних запасів.
4. Організація та частка завозу товарів.Чим частіше завозяться товари до магазинів, тим меншими затратами можна забезпечити виконання плану товарообороту, і навпаки. В свою чергу, частота завозу залежить від місцезнаходження підприємства, розміщення основних постачальників, транспортних умов. Чим ближче розташовані постачальники, бази до районів споживання, тим частіше відбувається завіз товарів у роздрібні торгові підприємства, тим менший розмір товарних запасів.
5. Площа торговельного залу та форма торгового обслуговування.Розміри товарних запасів, що знаходяться в торговому залі, повинні забезпечити представницьку викладку всього асортименту товарів, що є у наявності. Чим більша площа торгового залу, тим більший розмір товарних запасів має знаходитися безпосередньо в торговому залі.
Суттєвий вплив створює і форма торгового обслуговування. При самообслуговуванні потреба в товарних запасах, що знаходяться в торговому залі, вища, ніж при обслуговуванні через прилавок.
6. Стан складського господарства.Цей фактор має обмежувальний характер та визначає максимально можливий розмір запасів товарів.
Чим більша площа (ємність) складських приміщень, тим у більших розмірах можуть створюватися (при потребі) товарні запаси.
7. Організація комерційної роботи.Велике значення для правильного визначення потреби в створенні товарних запасів та оперативного
регулювання їхнього розміру мають кваліфікація й компетентність кадрів та рівень керівництва торговельним процесом, організація дієвого контролю за надходженням, реалізацією та залишками товарів, маневрування товарними ресурсами.
8. Фінансове становище підприємства.Формування товарних запасів може здійснюватися у різний спосіб:
- шляхом оплати товарів, що надходять, грошовими коштами підприємства;
—шляхом отримання комерційного кредиту від постачальників (отримання товарів з відстрочкою плати);
—шляхом прийому товарів під реалізацію або на комісію.
Можливості застосування кожного способу формування товарних запасів та співвідношення між ними безпосередньо залежать від фінансової стійкості торгового підприємства, його платоспроможності, фінансового становища, ступеня довіри до нього.