Центральною ланкою механізму управління товарними запасами на рівні торгового підприємства є нормування та планування їх обсягу. Метою нормування товарних запасів є визначення їх оптимальних розмірів для забезпечення планового обсягу товарообороту у визначених умовах, місці та часі, створення потрібних матеріальних передумов для ритмічного та безперебійного продажу товарів при найменших витратах щодо їх формування, зберігання, регулювання. Нормування товарних запасів базується на розроблених нормах та нормативах. Норми товарних запасів використовуються торговими організаціями, підприємствами при:
- розробці планів товарного забезпечення, запасів та надходження товарів;
- визначенні обсягів оборотних коштів та потрібного розміру кредиту для їх формування;
—регулюванні завозу товарів та оперативному управлінні запасами, виявленні дефіциту або формуванні понаднормативних запасів, неходових, залежачих, надмірно завезених товарів;
—контролі за забезпеченням товарними запасами товарообороту, розрахунку планової суми витрат на зберігання запасів товарів;
—удосконаленні статистичного та управлінського обліку та контролі товарних запасів та діяльності підприємства в цілому.
Нормування товарних запасів базується на таких принципах:
1. Оптнмальиість.Нормативи повинні передбачати найменші розміри товарних запасів, при яких забезпечується безперервність процесу обігу, задоволення попиту населення на товари. Критерії оптимальності визначаються по-різному, залежно від того, на якому рівні вирішується завдання управління запасами. Критеріями оптимальності можуть бути такі показники, як:
- рівень сукупних витрат обігу, пов'язаних із доставкою та зберіганням товарів при умові найбільш повного задоволення попиту населення на товари народного споживання;
- час обігу товарів при максимальній надійності постачання роздрібної торгівлі;
— ступінь концентрації запасів, нерегулярного оновлення в окремих ланках торгівлі;
- частка неходових та залежачих запасів у загальному обсязі.
2. Надійність.Реалізація цього принципу досягається за рахунок формування страхових запасів з метою захисту торгового процесу від непередбачених коливань з боку попиту і виникнення попиту або пропозиції товарів у результаті порушення графіків завозу. Особливо важливо з соціального погляду забезпечити введення страхових запасів в обсягах, що повністю виключають можливість виникнення дефіциту щодо товарів першочергового попиту.
3. Науковість.Відповідно до цього принципу нормування товарних запасів має здійснюватися на базі застосування техніко-економічних та економіко-математичних методів, базуватися на виявлених у результаті аналізу основних закономірностях формування товарних запасів.
4. Реальність.При розробці нормативів слід враховувати матеріальні передумови формування їх розміру: обсяг товарних ресурсів, які можуть бути закуплені підприємством, складську площу та ємність, що забезпечують зберігання певної кількості товарів, їх технічну оснащеність; обсяг власних оборотних коштів, який обумовлює реальні можливості накопичення товарних запасів.
5. Ефективність.Нормування товарних запасів має забезпечити прискорення їх обіговості, раціональне розміщення між оптовою та роздрібною ланкою у підприємствах та у місцях зберігання, скоротити сукупні витрати, пов'язані з доставкою та зберіганням товарів.
У процесі нормування повинен забезпечуватися не тільки власне економічний аспект, але й враховуватися соціальні аспекти проблеми ритмічності та безперервності товаропостачання населенню. Зараз конкретне торгове підприємство може стати неспроможним сформувати необхідний товарний запас не через ситуацію відсутності пропозиції товарів, а через фінансові труднощі.
Нормування товарних запасів торгового підприємства суттєво відрізняється від організації та методики здійснення цього процесу в інших галузях народного господарства. Причина різниці — у характері витрат.
Використання виробничих запасів суворо обумовлене виробничою програмою, їх можна врахувати, якщо знати план випуску продукції та норми використання сировини, матеріалів на одиницю виробу або вихід продукції з одиниці сировини. Ця обставина при ідеально налагодженій доставці дозволяє майже відмовитися від складських приміщень і бази постачання.
Використання товарних запасів у торгівлі носить непослідовний та важко прогнозований характер, оскільки це пов'язано з такою динамічною категорією, як попит населення. Тому часті випадки, коли дефіцитні на момент замовлення товари в час надходження до торгової мережі підпадають під категорію, що користується слабким попитом і осідає у запасах, або, навпаки, товари з ряду неходових починають користуватися підвищеним попитом. Товарні запаси є функцією попиту індивідуальних споживачів (населення), схильних до великого впливу випадкових обставин, а це потребує систематичного вивчення.
Норматив товарних запасів має виступати як середня величина, що нівелює випадкові та другорядні відхилення як закономірність стохастичного характеру. Проблема полягає у вивченні та моделюванні закономірностей товарних запасів та створенні на цій основі науково обгрунтованих нормативів.