Витрати обігу є якісним показником діяльності торгового підприємства, тому що їх розмір і рівень формуються під впливом факторів як зовнішнього, так і внутрішнього середовища підприємства.
До факторів зовнішнього середовища функціонування підприємства (загальноекономічні фактори) належать:
1. Стан ринків виробництва. Вплив цього фактора на витрати обігу пов'язаний з:
- формуванням його матеріально-технічної бази, що визначає прогресивність торгово-технологічних процесів та їх економічність;
—оптимізацією структури ресурсного потенціалу, що визначає тенденції в змінах експлуатаційних витрат, дає можливість мобілізувати резерви скорочення непродуктивних витрат;
—формуванням рівня витрат на оплату послуг сторонніх організацій і матеріальних ресурсів, що забезпечують функціонування торгового підприємства.
2. Кон'юнктура споживчого ринку. Цей фактор визначає, з одного боку, можливість розвитку товарообороту підприємства, а відповідно, і формування середнього рівня витрат обігу. Так, за сприятливої кон'юнктури, збільшення обсягів реалізації рівень витрат обігу за інших рівних умов має тенденцію до зниження, а при несприятливій — призводить до зменшення обсягів товарообороту і викликає зростання витратомісткості
його здійснення. З іншого боку, стан ринку споживчих товарів, збалансованість зростання рівня конкуренції викликає потребу збільшення витрат, пов'язаних із забезпеченням належного рівня торгового обслуговування.
3. Стан економіки країни в цілому. Цей фактор характеризує цикли економічного розвитку, макроекономічну збалансованість, інвестиційний клімат, рівень інфляційних очікувань. Він визначає загальні умови функціонування як торгового підприємства, так і його контрагентів щодо торговельно-господарської діяльності, результативність діяльності господарських суб'єктів ринку, їх фінансовий стан, ефективність взаємодії.
4. Механізм державного регулювання торгово-господарської діяльності. Цей фактор впливає на витрати обігу через механізм ціноутворення, оподаткування (обов'язкові платежі й податки у складі витрат обігу),митне регулювання, соціальні гарантії тощо. Фактори цієї групи не залежать від діяльності торгового підприємства, але повинні враховуватися з метою мінімізації їх негативного впливу на витрати.
До факторів внутрішнього середовища функціонування торгового підприємства, що визначають розмір і рівень його витрат, належать:
1. Обсяг товарообороту підприємства. Збільшення обсягу товарообороту викликає зростання загального розміру витрат обігу і передбачає збільшення фінансових ресурсів, необхідних для їх фінансування. Водночас, збільшення обсягів товарообороту є найважливішим фактором зниження рівня витрат обігу. За інших рівних умов при зростанні товарообороту забезпечується зниження рівня умовно-постійних витрат, які обумовлюють і зниження рівня загальних витрат. Однак, негативний вплив цього фактора простежується тільки стосовно обсягу товарообороту, що забезпечує досягнення максимального прибутку, тобто рівності між граничними доходами і граничними витратами. Ефективність впливу зростання товарообороту на зниження рівня витрат обігу визначається складом витрат обігу, часткою постійних витрат у загальному обсязі витрат обігу.
2. Склад товарообороту. Розмір витрат на надання торговельних послуг залежить від типу покупців, яких обслуговує торговельне підприємство; населення, підприємств, що обслуговують колективних споживачів — дитячі заклади, лікарні (дрібний опт), підприємства для подальшого продажу чи виробничого споживання.
Реалізація товарів великими партіями при інших рівних умовах вимагає нижчих витрат на її здійснення, ніж при індивідуальному обслуговуванні покупців.
3. Асортиментна структура товарообороту. Вплив цього фактора на загальний рівень витрат обігу торгового підприємства пов'язаний з різницею у витратоємності реалізації окремих груп товарів. Зростання в складі товарообороту частки товарів з більш високим рівнем витрато місткості реалізації обумовлює зростання загального рівня витрат. Тому одним із завдань управління витратами обігу е оптимізація асортименту структури обороту за критерієм мінімальної витратоємності. Використання цього фактора обмежене структурою споживчого попиту, спеціалізацією торгового підприємства, станом матеріально-технічної бази тощо.
4. Умови товаропостачання торгового підприємства. Вплив цього фактора на витрати обігу пов'язаний з характером і розташуванням постачальників підприємства, обсягами закупівель товарів, оптимізацією розміру партій поставки, раціональністю графіків завозу, засобами доставки товарів, ланковістю товаропросування. Вказані умови товаропросування визначають транспортні витрати торговельного підприємства, виграти, пов'язані з формуванням і зберіганням товарних запасів підприємства.
Стан і ефективність використання основних фондів. Розмір витрат обігу двояко залежить від стану і розвитку основних фондів підприємства. З одного боку, розвиток матеріально-технічної бази, зростання витрат обігу, пов'язаних із амортизацією основних фондів, збільшенням витрат на їх утримання й експлуатацію, виплатою орендної плати, з іншого боку, здійснюється покращення якісного стану основних фондів, зростання ефективності їх використання обумовлює скорочення втрат товарів у процесі транспортування, зберігання і реалізації, скорочення витрат ручної праці, збільшення пропускної спроможності торгового залу, раціоналізацію торговельно-технічних процесів, зростання інтенсивності праці.
6. Стан і ефективність використання трудових ресурсів. Торгівля є трудомісткою галуззю народного господарства, що обумовлює високу питому вагу в складі витрат обігу, пов'язаних з утриманням і використанням трудових ресурсів. Розмір витрат обігу визначається чисельністю і складом робітників підприємства, ефективністю застосування системи матеріального стимулювання праці, ступенем механізації трудомістких
процесів, рівнем використання робочого часу. Збільшення ефективності використання трудових ресурсів забезпечує зростання продуктивності праці і, відповідно, викликає зниження рівня заробітної плати та здійснює
вплив на зниження рівня інших витрат; відрахувань на соціальні заходи, витрат на охорону праці й техніку безпеки, зношування спецодягу та інших видів витрат, пов'язаних із процесом обслуговування.
7. Структура капіталу підприємства. Використовується для формування активів торгового підприємства позичкового капіталу у вигляді банківських кредитів і позик, обумовлює виникнення витрат, пов'язаних
зі сплатою вартості залученого позичкового капіталу. Розмір відсотків за кредит, що включається до складу витрат обігу, залежить від обсягу і тривалості використання кредитних ресурсів, кон'юнктури кредитного ринку і ступеня фінансової стійкості торгового підприємства, які визначають розмір відсотків ставки за кредит.
8. Швидкість оборотності товарів. Час товарного обігу залежить від ефективності комерційної діяльності підприємства, умов товаропостачання, організації та інтенсивності продажу товарів. Управління цими процесами дає змогу оптимізувати час товарного обігу, що, в свою чергу, дає можливість забезпечити відносне зниження товарних запасів, а отже, і витрат, пов'язаних з їх формуванням.
Знання факторів, що впливають на розмір і рівень витрат обігу, дає змогу визначити резерви зниження витрат, що є складовим елементом системи управління витратами торгового підприємства.