Подготовка документов к слиянию

Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ. Например, основным документом будет подарочный сертификат (рис. 1).

Рис. 1. Основной документ

Создайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и т.д., содержащие организованные данные. Например, это будет файл Excel со списками сотрудников фирм (рис. 2).

Рис. 2. Источник данных

После подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.

• Откройте основной документ. Перейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны.
• Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список (рис. 3).

Рис. 3. Подготовка к слиянию

• В окне Выбор источника данных выберете файл-источник данных.
• В окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния.
• После подключения источника данных станут доступными элементы вкладки Рассылки.
• Установите курсор в место основного документа, в которое требуется вставить поле слияния, и щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите вставляемое поле (рис. 4).

Рис. 4. Выбор поля слияния

• Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.
• С использованием меню кнопку Правила (рис. 5) можно добавить в документе поля Word. Например, поле MERGEREC вставляет номер текущей записи данных, по сути, в данной ситуации - автоматическую нумерацию.
• Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния). Вместо наименования полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов.

Рис. 5. Добавление поля Word