Лекция 7. Тема: Создание сложных документов и электронных форм[1

Лекция 7. Тема: Создание сложных документов и электронных форм[1]

Использование слияния

С помощью слияния можно создавать следующие документы. - Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако… - Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными.

Подготовка документов к слиянию

Рис. 1. Основной документ Создайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов…

Слияние документов

Слияние можно выполнить в новый документ.

• Нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы.
• В окне Составные новые документы (рис. 6) выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния.

Рис. 6. Выбор записей для слияния

• Результатом слияния будет новый документ, которые содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.

Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.

Особенности работы с основным документом

При открытии файла основного документа, для которого уже добавлены поля слияния, появляется запрос (рис. 7). Обязательно следует нажать кнопку Да. В противном случае слияние будет произвести невозможно. Если все же случайно была нажата кнопка Нет, надо закрыть документ без сохранения изменений и заново открыть его.

 

Рис. 7. Запрос при открытии основного документа

Создание электронных форм

Например, можно создать электронную форму заявки на участие в конференции (рис. 8). Рис. 8. Заявка на участие в конференции

Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.

Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис. 8, можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.

Вставка полей в форму

Текстовые поля

Рис. 9. Добавление поля Поле отобразится как серый прямоугольник (рис.… Для настройки параметров поля нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления или дважды…

Поля со списками

Для настройки параметров поля со списком нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления или дважды щелкните по нему… Рис. 11. Настройка параметров поля со списком

Флажок

Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет.

• Установите курсор в месте вставки.
• Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Флажок списком (рис. 9).
• Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник.

Для настройки параметров флажка нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления или дважды щелкните по нему мышью.

В окне Параметры флажка (рис. 12) настройте параметры флажка.

Рис. 12. Настройка параметров флажка

Можно настроить размер флажка. При установке переключателя Авто флажок имеет размер установленного при оформлении шрифта. Переключатель Точно позволяет установить размер флажка независимый от размера шрифта.

Можно настроить состояние по умолчанию: снят или установлен.

Создание текста справки к полям

Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки, который будет отображаться в строке состояния окна Word или выходить при нажатии клавиши F1.

Для любых полей справка создается одинаково.

• В окне установки параметров текстового поля (рис. 10), поля со списком (рис. 11) или флажка (рис. 12) нажмите кнопку Текст справки.
• Во вкладке Строка состояния окна Текст справки для поля формы (рис. 13) установите переключатель Текст справки и введите текст справки. Аналогично введите текст во вкладке Клавиша F1.

Рис. 13. Создание текста справки для поля

В качестве текста справки можно использовать также элементы автотекста.

При переходе к полю в защищенном документе, справка будет автоматически отображаться в строке состояния и при нажатии клавиши F1.

Изменение формата содержимого поля формы

В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля будет невозможно. Все оформление необходимо произвести при создании формы.

• Выделите поле формы, которое нужно форматировать.
• Установите требуемое оформление с использованием вкладки Главная или мини-панели инструментов.

Защита формы

Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

• Во вкладке Разработчик в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ и выберите команду Ограничить форматирование и редактирование (рис. 14).

Рис. 14. Защита формы

• В области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выберите параметр Ввод данных в поля форм и нажмите кнопку Да, включить защиту.
• В окне Включить защиту введите пароль для защиты формы в поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля.

Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля формы.

Работа с формой

Заполнение формы

При заполнении защищенной формы переход между полями можно производить клавишами перемещения курсора. Клавиши со стрелками вниз и вправо, а также клавиша PageDown переводят курсор к следующему полю, а Клавиши со стрелками вверх и влево, а также клавиша PageUp - к предыдущему. Для последовательного перехода по полям можно пользоваться также клавишу Tab.

Курсор в поле можно зафиксировать также щелчком мыши.

Данные в текстовые поля защищенной формы можно вводить с клавиатуры или извлекать из буфера обмена. Следует обратить внимание, что при вводе данных в поле формы проверка правописания не производится. Автозамена работает, автотекст - нет.

При переходе к полю со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.

Флажок можно установить (снять) щелчком мыши или клавишей Пробел.

Печать данных, введенных в электронную форму

При печати форм можно ограничиться печатью только данных из полей формы и не выводить на печать постоянную часть формы.

• Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
• В категории Дополнительно диалогового окна Параметры Word в разделе При печати этого документа (рис. 15) установите соответствующий флажок.

Рис. 15. Настройка печати формы

Напечатаны будут только данные, введенные в форму. Если электронная форма была разработана на основе готового бланка, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, можно вставить бланк в принтер и использовать описанную процедуру для заполнения бланка.

[1] Разработано на основе: Спиридонов О.С. Microsoft Word 2007: полное руководство: http://www.intuit.ru/goods_store/ebooks/8466.