Цифровую подпись в цифровых документах ставят в тех же случаях, что и в бумажных. Цифровая подпись используется для проверки подлинности цифровой информации - например, документов, сообщений электронной почты и макросов - с помощью методов компьютерной криптографии.
Цифровые подписи помогают удостоверить следующее:
· подлинность - цифровая подпись помогает гарантировать, что поставивший подпись - тот, кем он является в действительности;
· целостность - цифровая подпись помогает гарантировать, что содержимое документа не менялось и не подделывалось после ввода цифровой подписи;
· неотрекаемость - цифровая подпись помогает доказать любой из сторон авторство подписанного содержимого. Отказ означает, что владелец подписи отрицает свою связь с подписанным содержимым.
Для выполнения этих гарантий создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет следующим требованиям:
· цифровая подпись является действующей. Это значит, что сертификат данной цифровой подписи является действующим (не просроченным);
· лицо или организация, поставившая цифровую подпись, именуемая издателем, является законным владельцем цифровой подписи;
· сертификат цифровой подписи выдан издателю компетентным Удостоверяющим центром.
Цифровыми подписями можно воспользоваться для подписи документов Office двумя различными способами:
· добавить видимые строки подписи в документ для ввода одной или более цифровых подписей;
· добавить невидимую цифровую подпись в документ.
Видимые строки подписей используют чаще всего в документах типа контрактов, договоров, приказов и других, особенно в тех случаях, когда требуется подписание документа несколькими лицами. Изображение этой подпись может быть напечатано вместе с документом.
Невидимые цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение документа. В отличие от строки подписи невидимая цифровая подпись не видна в содержимом документа, но позволяет получателю документа определить, что документ имеет цифровую подпись.