План підприємства за своїм змістом представляє собою сукупність взаємопов’язаних заходів з підвищення прибутку за рахунок збільшення ефективності використання всіх застосовуваних ресурсів і реалізації продукції. Успішність і ефективність системи планування визначається значною мірою рівнем її організації, яка спрямована на планомірне поєднання основних елементів системи планування:
а) плановий персонал, сформований в організаційну структуру;
б) механізм планування;
в) процес обґрунтування, прийняття і реалізації планових рішень (процес планування);
г) засоби, що забезпечують процес планування (інформаційне, технічне, математико-програмне, організаційне і лінгвістичне забезпечення).
Вся система організації планування повинна бути спрямована на створення найбільш сприятливих умов для вдосконалення процесів виробництва і управління підприємством. Якщо теорія планування розкриває закономірності і принципи обґрунтування планових рішень, то організація планування досліджує процесно-структурний аспект.
Детальніше розглянемо механізм планування, під яким розуміють сукупність засобів і методів, за допомогою яких приймаються планові рішення і забезпечується їх реалізація. В загальному вигляді в механізм планування входять: апарат вироблення цілей і задач функціонування підприємства; функції планування; методи планування.
Система цілей підприємства залежить від п’яти компонентів: зовнішніх можливостей і обмежень підприємства, внутрішніх можливостей і обмежень, схильності до ризику. Внутрішні можливості і обмеження визначаються трудовими, фінансовими і матеріальними ресурсами; зовнішні – характером зовнішнього середовища, яке по відношенню до цілей можна структурувати на економічне, технологічне, правове і т.д.
Система цілей діяльності підприємства повинна задовольняти такі вимоги:
- вони повинні бути функціональними, щоб керівники різних рівнів могли легко трансформувати цілі, котрі ставляться на більш високому рівні, в задачі для нижчих рівнів;
- повинен бути встановлений часовий зв’язок між довгостроковими і короткостроковими цілями;
- цілі повинні періодично переглядатись, щоб внутрішні можливості відповідали наявним умовам;
- цілі повинні забезпечувати необхідну концентрацію ресурсів і зусиль; необхідно завжди ставити систему цілей, а не одну ціль;
- цілі повинні охоплювати всі сфери діяльності підприємства.
Дані вимоги можливо реалізувати, якщо на підприємстві є чіткий механізм планування цілей, в основі якого лежать такі напрямки діяльності:
- виділення лінійних і функціональних підрозділів, що відповідають за організаційне забезпечення цілей певного рівня;
- перевірка однорідності цілей кожного підрозділу підприємства, недопущення розриву зв’язку між цілями і задачами;
- раціональний розподіл прав і відповідальності на різних рівнях управління, виходячи з ієрархії системи цілей;
- встановлення послідовності і характеру робіт по досягненню кінцевих цілей підприємства;
- оцінка ефективності різних варіантів організаційних рішень;
- розробка системи оцінки і стимулювання праці, виходячи з конкретних результатів роботи підприємства.
Під функціями планування розуміють обособлені види праці, що породжуються розподілом праці всередині процесу планування, тобто всяка робота, всяка дія, що здійснюється в процесі формування плану і спрямована на зміну стану підприємства. До складу функцій планування можна включити наступні: зменшення складності; мотивація; прогнозування; забезпечення безпеки; оптимізація; координація і інтегрування; впорядкування; контроль; документування; виховання і навчання.
Під методом планування розуміють спосіб здійснення планування, тобто спосіб реалізації планової ідеї. Метод планування залежить від конкретної форми планування і включає два аспекти: напрям планування і засоби обґрунтування планових параметрів.
У практиці планування можна виділити три напрямки планування:
а) прогресивне планування (спосіб “знизу вверх”);
б) ретроградний метод (“зверху вниз”);
в) круговий метод (зустрічне планування).
Як доцільна діяльність людей процес планування має свою технологію, що представляє послідовність робіт при складанні плану. Процес планування складається з таких етапів:
Визначення цілі планування.
Аналіз проблеми. На цьому етапі визначається вихідна ситуація на момент розробки плану і формується кінцева ситуація.
Пошук альтернатив. На цьому етапі серед можливих шляхів рішення проблеми шукається потрібна дія.
Прогнозування. На цьому етапі формується уява про розвиток запланованої ситуації.
Оцінка. Тут проводяться оптимізаційні розрахунки для вибору найкращої альтернативи.
Прийняття планового рішення. Вибирається і оформляється єдине планове рішення.