З огляду на потенційне значення запасів, проблема керування запасами конкретизується в наступних питаннях:
1. Який рівень запасів необхідно мати у кожному закладі для забезпечення необхідного рівня обслуговування споживача?
2. У чому складається компроміс між рівнем обслуговування споживача й рівнем запасів у системі логістики?
3. Які обсяги запасів повинні бути створені на кожній стадії логістичного й виробничого процесу?
4. Які загальні рівні запасів у даному закладі, зв'язані зі специфічним рівнем обслуговування?
5. Як і де варто розміщати страхові запаси?
Важливим аспектом діяльності логістичної системи є підтримка розмірів матеріальних запасів на такому рівні, щоб забезпечити безперебійне постачання всіх підрозділів необхідними матеріальними ресурсами за умови дотримання вимог економічності всього процесу переміщення матеріального потоку.
Рішення цього завдання досягається системою управління запасами. Система управління запасами — сукупність правил і показників, які визначають момент часу й обсяг закупівлі продукції для поповнення запасів.
Управління запасами включає:
Визначення параметрів поставок
• Величина партії поставки
• Момент поставки
• Інтервал між двома суміжними поставками
• Час запізнення поставки
Визначення параметрів замовлення
♦ Величина замовлення
♦ Момент замовлення
♦ Інтервал між двома суміжними замовленнями
Розрахунок рівня запасів на складі
• Поточного
• Середнього
• Максимального
• Страхового
Регулювання запасів:
♦ Визначення системи контролю стану запасів.
Параметрами системи управління запасами є:
♦ точка замовлення — мінімальний (контрольний) рівень запасів продукції, за умови досягнення якого необхідно їх поповнення (залежить від типу закладу, його потужності, організації виробничого процесу, стабільності попиту тощо);
♦ нормативний рівень запасів — розрахункова величина запасів, яка досягається під час чергової закупівлі (вона залежить від термінів і умов зберігання ресурсів, наявності площ та устаткування, вартості ресурсів тощо);
♦ обсяг окремої закупівлі — поповнювана кількість продукції, за рахунок якої досягається мінімум витрат на зберігання запасу згідно із заданими витратами на поповнення і заданими альтернативними витратами інвестованого капіталу.
♦ частота здійснення закупівель — періодичність поповнення запасів продукції.
Отже, для того щоб забезпечити ритмічність роботи закладів ресторанного бізнесу необхідно розраховувати параметри системи управління запасами з метою зменшення сукупних витрат на створення і утримання запасів, а також негативного впливу дефіциту матеріальних ресурсів на фінансовий результат підприємства і якість обслуговування споживачів.
Як уже зазначалося, потреба у створенні запасів визначається низкою різноманітних чинників:
♦ дискретним у багатьох випадках характером постачання при неперервному споживанні;
♦ необхідністю погодження дій різних ланок логістичного ланцюга, які працюють із різною інтенсивністю;
♦ численними випадковими збуреннями;
♦ випадковим попитом і часом доставки;
♦ освоєнням нових ринків збуту тощо.
При невиправдано високому рівні запасів виникають втрати через «змертвіння» коштів, уповільнення їх обігу, старіння продукції. При дефіциті запасів порушується нормальний хід виробництва через нестачу сировини, інструментів або запасних частин, зривається постачання споживачів, що також призводить до економічних і моральних збитків. Отже, повинен існувати оптимальний (раціональний) рівень запасу для кожного виду ресурсів, що зберігаються, у кожній ланці економічної системи, критерієм оптимальності якого є встановлення співвідношень між витратами, що впливають на прибуток. Розрахунок таких найкращих рівнів запасів, методів їх створення та підтримки є предметом теорії керування запасами.
Завдання керування запасами досить різноманітні через велику кількість можливих практичних ситуацій.