Аналіз ABC-XYZ в управлінні матеріальними запасами
Усі вищерозглянуті системи управління запасами пов'язані з певним порядком контролю їх фактичного рівня на складах, що часто вимагає витрат фінансових, трудових та інформаційних ресурсів, особливо для багато номенклатурних запасів, що характерно для закладів ресторанного господарства. Однак зазвичай із загального числа найменувань найбільша вартість запасу (або основна частка витрат на управління ними) припадає на відносно невелику їх кількість. Дану залежність демонструє ABC- аналіз.
Щодо управління матеріальними запасами, ABC- аналіз дозволяє класифікувати асортимент товарів за їх вартістю.
Для проведення ABC- аналізу необхідно:
1)встановити вартість кожного товару (за закупними цінами);
2)знайти загальну суму витрат на придбання товарів;
3)розбити товари на групи залежно від їх питомої ваги в загальних витратах на придбання.
Залежно від витрат товарні запаси поділяються на три групи — А, В, С за їх питомою вагою в загальних витратах на придбання. Однак розподіл не обов'язково відбувається на три групи, число груп та їх межі вибираються довільно. Найбільш розповсюдженою є така класифікація:
• Група «А»: найбільш дорогі та елітні товари, на частку яких припадає приблизно 75-80 % загальної вартості запасів, але вони складають лише 10-20 % загальної кількості товарів, які знаходяться на зберіганні.
• Група «В»: середні за вартістю товари. їх частка в загальній сумі запасів складає приблизно 10-15 %, але у кількісному відношенні ці запаси складають 30-40 % продукції, яка зберігається.
• Група «С»: найдешевші. Вони становлять 5-10 % від загальної вартості виробів, які зберігаються, і 40-50% від загального обсягу зберігання.
Виходячи з цього, для кожної з трьох груп товарів закладається різний ступінь деталізації під час планування та контролю запасів.
Таким же чином можна визначити ключові завдання для системи складування. А-продукція — це асортимент дорогої продукції і на її закупівлю витрачається основна частина коштів. Для А-продукції необхідно проводити такі заходи:
• точніший аналіз цін закупівель,
• детальний аналіз структури витрат,
• всеохоплюючий аналіз ринку, отримання декількох пропозицій від постачальників,
• більш жорсткі переговори щодо закупівельних цін,
• ретельніша підготовка замовлень на постачання,
• регулярний контроль запасів,
• точніше визначення страхових запасів і т.д.
В-продукція — це такий асортимент продукції, які характеризуються середньо-вартісними величинами. Залежно від їх значимості з ними варто працювати або як з А-продукцією, або як із С-продукцією.
Через велику кількість і низьку вартість С-продукція, яка закупляється, головна задача раціоналізації полягає у зниженні витрат на оформлення замовлень і складування. З цією метою можна проводити такі заходи:
• спрощення оформлення замовлень (зведені замовлення, застосування простих формулювань замовлень, телефонні замовлення),
• великі партії замовлень,
• спрощений контроль замовлень,
• встановлення більш високого рівня страхових запасів,
• спрощений складський облік і т.д..
Концентрація зусиль на А-продукції не повинна означати, що В-або С-продукція залишаються зовсім поза увагою. Однак їх економічний вплив не буде настільки вирішальним, як для А-класу.
При управлінні матеріальними запасами важливо знати попит на продукцію. Для цього використовується XYZ-аналіз.
Диференціацію асортименту при XYZ-аналізу проводять залежно від рівномірності попиту і точності прогнозування.
♦ До групи «X» включають продукцію, попит на яку рівномірний, або коливається не набагато. Обсяг реалізації продукції, включеної до даної групи, добре передбачається.
♦ До групи «Y» включають продукцію, яка споживаються в обсягах, що коливаються. Можливості прогнозування попиту продукції цієї групи — середні.
♦ До групи «Z» включають продукцію, попит на яку виникає лише епізодично, будь-які тенденції відсутні. Прогнозувати обсяги реалізації продукції цієї групи досить складно.
Ознакою, на основі якої конкретну позицію асортименту зараховують до тієї чи іншої групи, є коефіцієнт варіації попиту (v) за цією позицією.
Коефіцієнт варіації розраховується по кожній позиції асортименту за формулою:
х100%,
де v — коефіцієнт варіації попиту;
х, — те значення попиту за оцінюваною позицією;
х — середнє значення попиту за оцінюваною позицією за період п;
п — величина періоду, за який зроблено оцінку.
Групування ресурсів при проведенні XYZ- аналізу здійснюється в порядку зростання коефіцієнта варіації. Величина коефіцієнту варіації змінюється в межах від нуля до нескінченості. Поділ на групи X, Y і Z може бути здійснений на основі алгоритму:
/ група X — v в інтервалі 0 — 10 %;
/ група Y — v в інтервалі 10- 25 %;
•/ група Z — v в інтервалі 25 % і більше.
Результатом спільного проведення аналізу ABC і XYZ є матриця, яка складається з дев'яти різних класів (рис. 4.1).
Поєднання даних про співвідношення кількості та вартості АВС- аналізу з даними про співвідношення кількості та структури споживання XYZ — аналізу дозволяють отримати цінні інструменти планування, контролю й управління для системи постачання в цілому, і управління запасами зокрема.
Для асортимент}', що входить у групи АХ, AY и AZ необхідно розробити індивідуальні технології управління запасами. Наприклад, для позицій, що входять в групу АХ потрібно розрахувати оптимальний розмір замовлення і розглядати можливість використання доставки «точно в термін».
| АХ Висока частка у загальній вартості Високий ступінь надійності прогнозу споживання | ВХ Середня споживча вартість Високий ступінь надійності прогнозу споживання | СХ Мала частку у загальній вартість Високий ступінь надійності прогнозу споживання |
| AY Висока споживча вартість Середній ступінь надійності прогнозу споживання | BY Середня споживча вартість Середній ступінь надійності прогнозу споживання | CY Низька споживча вартість Середній ступінь надійності прогнозу споживання |
| AZ Висока споживча вартість Низькій ступінь надійності прогнозу споживання | BZ Середня споживча вартість Низькій ступінь надійності прогнозу споживання | CZ Низька споживча вартість Низькій ступінь надійності прогнозу споживання |
Рис.4.1. Матриця ABC- і XYZ- аналізу
Асортимент групи AZ необхідно контролювати щоденно. У зв'язку із великими коливаннями попиту необхідно передбачити страховий запас.
Управління запасами по позиціям, які входять у групи ВХ, BY и BZ можна здійснювати як по однаковим, так індивідуальним технологіям (по строкам планування, і по способам доставки).
Планування запасів по позиціям асортименту, які входять в групи СХ, CY и CZ може проводитися на більш тривалий період, наприклад, на тиждень, місяць, з щотижневою (або щомісячною) перевіркою наявності запасу на складі.
Розробити стратегію постачання та створення запасів необхідних продуктів для функціонування ресторану протягом тижня. Кількість реалізованої продукції представлена у табл. 4.4.
Таблиця 4.4 Дані для проведенняABCтаXYZ —аналізу
| № | Продукти | Реалізація по дням тижня, кг | Разом за тиждень | ||||||
| Вирізка свинини | 8,6 | 7,9 | 5,6 | 11,9 | 12,4 | 11,4 | 11,4 | 69,2 | |
| Кури патрані | 7,4 | 5,8 | 6,9 | 12,7 | 14,8 | 24,6 | 14,7 | 86,9 | |
| Печінка яловичини | 2,3 | 2,5 | 3,0 | 2,9 | 2,4 | 3,7 | 16,8 | ||
| Язик яловичини | — | — | 8,4 | 6,4 | 4,3 | 7,3 | 3,0 | 29,4 | |
| Філе судака | 12,4 | 5,0 | 17,4 | ||||||
| Лосось свіжомор. | 5,8 | 4,7 | 8,7 | 10,7 | 12,5 | 10,0 | 3,0 | 55,4 | |
| Осетрина морож. | 7,2 | 8,2 | 15,4 | ||||||
| Ікра лососевий | — | 0,15 | ОД | — | 0,25 | 0,4 | 0,3 | 1,2 | |
| Балик осетровий | — | 0,4 | 2,3 | 1,2 | 1,4 | 1,3 | — | 6,6 | |
| Сьомга солона | 4,2 | 5,7 | 4,8 | 5,5 | 7,9 | 8,1 | 4,5 | 40,7 | |
| Шинка копчена | 2,2 | 3,2 | 4,1 | 5,1 | 6,7 | 6,5 | — | 27,8 | |
| Картопля | 42,4 | 37,6 | 29,6 | 79,9 | 67,4 | 60,2 | 69,8 | 386,9 | |
| Морква | 9,4 | 8,5 | •7,4 | 10,3 | 14,9 | 18,4 | 13,5 | 82,4 | |
| Цибуля | 16,2 | 18,4 | 15,8 | 16,4 | 26,2 | 25,4 | 19,2 | 137,6 | |
| Огірки свіжі | 10,4 | 9,8 | 12,7 | 15,7 | 16,1 | 12,0 | 12,1 | 88,8 | |
| Перець солодкий | 6,4 | 5,4 | 7,8 | 9,4 | 8,9 | 8Д | 6,0 | 52,0 | |
| Цукор | 3,5 | 3,7 | 4,2 | 3,1 | 5,2 | 3,8 | 5,4 | 28,9 | |
| Борошно | 6,6 | 7,5 | 8,2 | 9,4 | 5,3 | 4,2 | 6,4 | 47,6 | |
| Масло вершкове | 10,4 | 9,9 | 12,8 | 13,2 | 7,8 | 8,9 | 5,9 | 68,9 | |
| Вершки 35 % | 0,8 | 1,6 | 5,6 | 0,9 | 2,3 | 2,4 | 3,6 | 17,2 | |
| Сметана 20 % | 6,8 | 6,1 | 7,8 | 5,8 | 6,8 | 7,3 | 3,5 | 44,1 | |
| Разом |
АВС- аналіз наведено в табл. 4.2., XYZ- аналіз у табл. 4.5.
Таблиця 4.5
АВС-аналіз продуктових ресурсів
| Продукти | Кількість, кг | Ціна, грн | Сума, грн. | Частка у загальній сумі, % | Частка у порядку зменшення | Обіг кумулятивний, % | № позиції | Група |
| Вирізка св. | 69,2 | 35,00 | 2422,00 | 11,54 | 20,16 | 20,16 | Група А | |
| Кури | 86,9 | 12,90 | 1121,01 | 5,34 | 11,54 | 31,7 | ||
| Печінка ял. | 16,8 | 26,00 | 436,80 | 2,08 | 10,29 | 41,99 | ||
| Язик | 29,4 | 28,00 | 823,20 | 3,92 | 7,19 | 49,18 | ||
| Філе судака | 17,4 | 27,00 | 469,80 | 2,24 | 5,91 | 55,09 | ||
| Лосось св. | 55,4 | 39,00 | 2160,60 | 10,29 | 5,45 | 60,54 | ||
| Осетрина | 15,4 | 98,00 | 1509,20 | 7,19 | 5,34 | 65,88 | ||
| Ікра лос. | 1,2 | 250,00 | 300,00 | 1,43 | 4,63 | 70,51 | ||
| Балик ос. | 6,6 | 125,00 | 825,00 | 3,93 | 4,24 | 74,75 | ||
| Сьомга | 40,7 | 104,00 | 4232,80 | 20,16 | 3,93 | 78,68 | Група В | |
| Шинка | 27,8 | 35,00 | 973,00 | 4,63 | 3,92 | 82,6 | ||
| Картопля | 386,9 | 2,30 | 889,87 | 4,24 | 3,6 | 86,2 | ||
| Морква | 82,4 | 2,30 | 189,52 | 0,90 | 2,36 | 88,56 | ||
| Цибуля | 137,6 | 3,60 | 495,36 | 2,36 | 2,24 | 90,8 | ||
| Огірки св | 88,8 | 8,50 | 754,80 | 3,60 | 2,21 | 93,01 | Група С
| |
| Перець сол | 52,0 | 22,0 | 1144,00 | 5,45 | 2,08 | 95,09 | ||
| Цукор | 28,9 | 3,00 | 86,70 | 0,41 | 1,68 | 96,77 | ||
| Борошно | 47,6 | 2,20 | 104,72 | 0,50 | 1,43 | 98,2 | ||
| Масло | 68,9 | 18,00 | 1240,20 | 5,91 | 0,9 | 99,1 | ||
| Вершки | 17,2 | 27,00 | 464,40 | 2,21 | 0,5 | 99,6 | ||
| Сметана | 44,1 | 8,00 | 352,80 | 1,68 | 0,41 | 100,01 | ||
| Разом | 20995,78 |
Таблиці 4.6
XYZ- аналіз продуктових ресурсів
| № | Продукти | Реалізація по дням тижня, кг | Середня реалізація за тиждень | Коефіцієнт варіації, v | № позиції упорядкований за v | v у порядку зростання | Група | ||||||||||||||||||||||
| Разом за тиждень | |||||||||||||||||||||||||||||
| Вирізка свинини | 8,6 | 7,9 | 5,6 | 11,9 | 12,4 | 11,4 | 11,4 | 69,2 | 9,9 | 23,85 | 17,65 | >- | |||||||||||||||||
| Кури потрошені | 7,4 | 5,8 | 6,9 | 12,7 | 14,8 | 24,6 | 14,7 | 86,9 | 12,4 | 48,98 | 18,94 | ||||||||||||||||||
| Печінка яловичини | 2,3 | 2,5 | 3,0 | 2,9 | 2,4 | 3,7 | 16,8 | 2,4 | 23,99 | 19,45 | |||||||||||||||||||
| Язик яловичини | — | — | 8,4 | 6,4 | 4,3 | 7,3 | 3,0 | 29,4 | 4,2 | 52,12 | 20,62 | ||||||||||||||||||
| Філе судака | 12,4 | 5,0 | 17,4 | 2,5 | 155,52 | 20,68 | |||||||||||||||||||||||
| Лосось свіжомор. | 5,8 | 4,7 | 8,7 | 10,7 | 12,5 | 10,0 | 3,0 | 55,4 | 7,9 | 40,72 | 23,85 | ||||||||||||||||||
| Осетрина морож. | 7,2 | 8,2 | 15,4 | 2,2 | 134,18 | 23,86 | |||||||||||||||||||||||
| Ікра лососева | —• | 0,15 | 0,1 | — | 0,25 | 0,4 | 0,3 | 1,2 | 0,2 | 62,56 | 23,99 | ||||||||||||||||||
| Балик осетровий | — | 0,4 | 2,3 | 1,2 | 1,4 | 1,3 | — | 6,6 | 0,9 | 63,88 | 24,57 | ||||||||||||||||||
| Сьомга солона | 4,2 | 5,7 | 4,8 | 5,5 | 7,9 | 8,1 | 4,5 | 40,7 | 5,8 | 25,22 | 25,22 | N | |||||||||||||||||
| Шинка копчена | 2,2 | 3,2 | 4,1 | 5,1 | 6,7 | 6,5 | — | 27,8 | 4,0 | 41,33 | 31,18 | ||||||||||||||||||
| Картопля | 42,4 | 37,6 | 29,6 | 79,9 | 67,4 | 60,2 | 69,8 | 386,9 | 55,3 | 31,53 | 31,53 | ||||||||||||||||||
| Морква | 9,4 | 8,5 | 7,4 | 10,3 | 14,9 | 18,4 | 13,5 | 82,4 | 11,8 | 31,18 | 40,72 | Грутша Z | |||||||||||||||||
| Цибуля ріпчаста | 16,2 | 18,4 | 15,8 | 16,4 | 26,2 | 25,4 | 19,2 | 137,6 | 19,7 | 20,62 | • 41,33 | ||||||||||||||||||
| Огірки свіжі | 10,4 | 9,8 | 12,7 | 15,7 | 16,1 | 12,0 | 12,1 | 88,8 | 12,7 | 17,65 | 48,98 | ||||||||||||||||||
| Перець солодкий | 6,4 | 5,4 | 7,8 | 9,4 | 8,9 | 8,1 | 6,0 | 52,0 | 7,4 | 18,94 | 52,12 | ||||||||||||||||||
| Цукор | 3,5 | 3,7 | 4,2 | 3,1 | 5,2 | 3,8 | 5,4 | 28,9 | 4,1 | 19,45 | 62,56 | ||||||||||||||||||
| Борошно | 6,6 | 7,5 | 8,2 | 9,4 | 5,3 | 4,2 | 6,4 | 47,6 | 6,8 | 23,86 | 63,64 | ||||||||||||||||||
| Масло вершкове | 10,4 | 9,9 | 12,8 | 13,2 | 7,8 | 8,9 | 5,9 | 68,9 | 9,8 | 24,57 | 63,88 | ||||||||||||||||||
| Вершки 35 % | 0,8 | 1,6 | 5,6 | 0,9 | 2,3 | 2,4 | 3,6 | 17,2 | 2,5 | 63,64 | 134,18 | ||||||||||||||||||
| Сметана 20 % | 6,8 | 6,1 | 7,8 | 5,8 | 6,8 | 7,3 | 3,5 | 44,1 | 6,3 | 20,68 | 155,52 | ||||||||||||||||||
| Разом | |||||||||||||||||||||||||||||
| AX | BX | CX |
| AY 1, 16,19 | BY 14,15 | CY 3,17,18,21 |
| AZ 2,6,7,10,11,12 | BZ 4,5,9 | CZ 8,13, 20 |
Рис. 4.2. Матриця ABC — XYZ
У грипу А входить продукція, на яку припадає 75 % загальної вартості продовольчих запасів, у групу В — 15 % і в групу С — 10 %.
Аналіз табл. 3.3. показує, що у групу А входять такі продукти: сьомга солона, вирізка свинини, лосось свіжозаморожений, осетрина заморожена, масло вершкове, перець солодкий, кури, шинка і картопля. Але ні один продукт не має стабільний попит (відсутня група X). Така ситуація характерна для повно сервісних закладів ресторанного господарства, у яких попит на продукцію коливається. Тому необхідно працювати над стабільним попитом із (проводити маркетингові заходи щодо просування страв із цієї продукції, напрацьовувати постійних клієнтів тощо). У закладах швидкого харчування більш стабільний попит, оскільки асортимент продукції не значний.
У групу AY увійшли продукти, що мають високу частку у загальній вартості продукції і середній ступінь надійності прогнозування споживання: вирізка свинини, перець солодкий і масло вершкове. Для них необхідно розробити індивідуальні технології управлення запасами: для вирізки свіжої необхідно розглядати можливість використання доставки «точно в термін», або створювати запаси на 1-2 дні; для перцю солодкого та масла вершкового можна мати невеликий страховий запас.
У групу AZ увійшли продукти, що мають високу частку у загальній вартості продукції і низьку надійність прогнозування споживання: кури патрані, лосось свіжоморожений, осетрина морожена, сьомга солона, шинка і картопля. У зв'язку із великими коливаннями попиту і високою вартістю необхідно передбачити невеликий страховий запас лосося, осетрини, сьомги і картоплі, а запаси курей і шинки контролювати щоденно.
У групу BY входять продукти, що мають середню частку у загальній вартості продукції і середню надійність прогнозування споживання: цибуля ріпчаста і огірки свіжі. Для них також бажано мати невеликий страховий запас.
У групу BZ входять продукти, що мають середню частку у загальній вартості продукції і низьку надійність прогнозування споживання: язик, філе судака, балик осетровий. Так як ці продукти є дорогими, запаси їх повинні бути мінімальними. Бажано отримувати їх за необхідністю.
У групу CY входять продукти, що займають малу частку у загальній вартості продукції і середню надійність прогнозування споживання: печінка яловичини, цукор, борошно, сметана. Для цукру і борошна створюються запаси на більш тривалий період (7-15 днів), а запаси печінки і сметани планувати на 2 дні.
У групу CZ входять продукти, що займають малу частку у загальній вартості продукції і низьку надійність прогнозування споживання: ікра лососева, морква і вершки. Ікру як дорогий продукт бажано отримувати за необхідністю, або мати самий невеликий запас. Для моркви можна створювати запаси на тиждень. Вершки 35 % жирності мають не тривалий термін зберігання, тому запаси їх складають не більше 2 днів.