Інформаційні технології в закладах ресторанного господарства дуже специфічні. Вітчизняний ринок ресторанних послуг інтенсивно розвивається, відкриваються нові заклади, ускладнюються форми й методи ведення цього бізнесу, посилюється конкуренція між закладами, підвищується рівень сервісу, створюються нові форми обслуговування, народжуються більш ефективні методи обслуговування клієнтів.
Гостра конкуренція приводить до необхідності повного контролю над рухом товарно-матеріальних цінностей і коштів закладу, мінімізації витрат, пов'язаних з виробничим процесом, зменшення кількості зловживань із боку персоналу, формування привабливої для відвідувачів атмосфери закладу.
Автоматизована система керування закладом ресторанного господарства дозволяє вирішити не тільки питання ефективного обліку товарообігу й грошей, але й організувати специфічні засоби залучення клієнтів. Прикладом може служити організація дисконтного клубу, реалізована в системі «Ресторан+». Наявність організованої дисконтної системи дозволяє реалізувати безліч корисних для відвідувачів і власників можливостей:
• формування системи знижок для постійних відвідувачів;
• залучення нових клієнтів;
• підвищення іміджу фірми в очах клієнтів і конкурентів;
• проведення маркетингових досліджень;
• створення додаткового рекламного простору;
• реалізація дисконту в межах мережі закладів.
Складність обліку товарно-матеріальних цінностей у ресторанному господарстві зв'язана зі специфікою виробничого процесу. Без чіткого автоматизованого обліку практично немає можливості точно визначити, які продукти були витрачені в процесі виробництва кулінарної продукції, і який повинен бути залишок на кухні й складі. Тільки автоматизована система, що опирається на правильно складені калькуляційні й технологічні карти, вирішує це питання.
Для організації інформаційної системи обліку й керування матеріальними, сервісними й фінансовими потоками необхідно застосовувати інтегровані інформаційні системи.
Інтегровані інформаційні системи керування закладами ресторанного господарства присутні на українському ринку відносно недавно, експерименти з впровадженням даних систем на вітчизняних закладах стали проводитися в основному з початку 90-х років.
Автоматизація бухгалтерського обліку (найбільш популярне програмне забезпечення — 1С ), а також комплексна автоматизація бізнес-процесів, що відбуваються в закладах ресторанного господарства є надзвичайно актуальною сьогодні. При цьому необхідно враховувати наступне: процес автоматизації — це не тільки спеціальне програмне забезпечення, встановлене на стандартних комп'ютерах. Автоматизацію можна використати для організації відео спостереження, обліку складських запасів і товарних залишків, керування світловими ефектами, у тому числі при виступі музичних колективів тощо. У систему автоматизації можна включити й таке устаткування, як (поки досить екзотичне для нашої країни) пейджери для офіціантів, переносні термінали прийому замовлень і т.д.
Для ефективної роботи закладів ресторанного господарства необхідно контролювати рух кожного товару на кожній конкретній ділянці. Із цією метою розраховується собівартість та ціна готової продукції, будь-які зміни в нормах закладки й у вартості сировини у реальному режимі відбиваються у калькуляційних картах.
Автоматизація дозволяє вести облік руху товарів між підрозділами закладу ресторанного господарства. У систему заноситься документ про внутрішнє переміщення товарів, які списуються в підрозділі-джерелі й прибуткуються в одержувача. У базі даних можуть зберігатися й електронні копії калькуляційних карт, і історія їхніх змін. Тому можна відслідковувати динаміку змін сировинного набору і його вартості й швидко одержувати повну картину роботи кухні.
Для управління інформаційним потоком бізнес-процесів у закладах ресторанного господарства зазвичай застосовується високотехнологічне устаткування. Найбільш відомі компанії, що спеціалізуються на ресторанному бізнесі: UCS (R-Keeper), HRS ИнкомСофт, Ефект Информ. Вітчизняні розробники також пропонують ефективне вирішення цієї проблеми.
Програмний комплекс «Фуршет»
Програмний комплекс «Фуршет» (компанія «Альфасофт», м. Київ), призначений для автоматизації роботи будь-яких закладів ресторанного господарства, починаючи від невеликих кафе до великих ресторанів. На відміну від аналогічних програм, що широко застосовуються в сфері ресторанного бізнесу (наприклад, російська програма R-Keeper), програма «Фуршет» орієнтована на використання недорогої комп'ютерної техніки. Для ефективної роботи цілком можна скористатися звичайними комп'ютерами з клавіатурою, стандартними моніторами й принтерами. Це дозволяє в кілька разів знизити вартість автоматизованого робочого місця.
До складу програмного комплексу «Фуршет» входять три програми:
• «Менеджер» — автоматизує калькуляцію страв і розрахунок їх цін;
• «Офіціант» — з її допомогою формуються замовлення і проводитися виписування рахунків;
• «Звіти» — автоматизує одержання звітів і аналіз роботи закладу. Один з основних компонентів комплексу «Фуршет» є програма
«Менеджер». Вона автоматизує робоче місце фахівця, що займається калькуляцією страв, визначенням їх вартості й встановленням націнок. Програма «Менеджер» автоматично регулює вартість страв, контролюючи ціну продуктів як на складі, так і безпосередньо при складанні калькуляції.
Так, при зміні ціни якого-небудь продукту відразу перераховуються калькуляції всіх страв, у які він входити. При цьому відбувається автоматична перевірка рівня відпускних цін. Якщо раніше встановлена вартість страви стає меншою від ново калькульованої, програма попереджає про це й пропонує встановити нову відпускну ціну страви, видаючи на екран вікно коригування ціни. Це дозволяє автоматично уникнути збитків.
При закупівлі й надходженні продукту на склад програма обчислює його нову ціну за середньозваженим алгоритмом: суму вартостей залишку продукту й доданого продукту ділиться на його загальну кількість. Якщо виявиться, що нова ціна продукту відрізняється від старої, то відбувається автоматичне перерахування калькуляцій страв, що включають цей продукт. Рішення прийняти нові ціни страв за відпускні, або зберегти старі ціни, або встановити свої ціни страв приймає відповідальна особа.
Дворежимна програма «Офіціант» дозволяє користувачеві на вибір виконувати функції офіціанта або касира.
У першій функції користувач може відкрити нове замовлення, додати страви до вже наявного замовлення, видалити страви з замовлення до виписування рахунка, відправити замовлення на кухню або в бар, виписати рахунок.
У режимі касира програма дозволяє за паролем ідентифікувати касира, вибрати офіціанта, від його імені виконувати його функції. До того ж у цьому режимі додатково є доступ до налаштувань програми.
Значний розвиток у програмному комплексі «Фуршет» одержав блок звітів з онлайновим моніторингом. Це дозволяє з його допомогою одержувати детальну інформацію про роботу закладу ресторанного господарства, кількість і вартість замовлень, витрачені продукти, загальну суму виторгу.
На підставі інформації про зроблені офіціантами замовлення «Фуршет» формує понад 200 статистичних і докладних звітів. У них: кількість і вартість замовлень, страв, продуктів, залишки на складі, інформація з виписаних рахунків, виторг і т.д.
Відмітні особливості програми «Фуршет»:
1.Здатність ведення баз даних кількох закладів (кафе, бару, ресторану).
2.Можливість обліку підрозділів одного закладу за різними формами оподаткування (наприклад, бар за звичайною системою, кухня на єдиному податку).
3.Режим торгівлі комплексними обідами (режим «їдальня») зі спрощеним інтерфейсом.
4.Можливість складання комплексної страви (що складається з інгредієнтів і готових страв-напівфабрикатів).
5.Можливість швидкої й коректної налаштування програми під специфічні вимоги користувача (вітчизняний розробник).
6.Невелика вартість програми.
Програмний комплекс «1С-Рарус»
Набагато більше можливостей має системи «1С-Рарус». «1С-Рарус: Общепит» дозволяє відбивати господарські операції по бухгалтерському й податковому обліку у ресторанному господарстві.
«ІС-Рарус: Керування рестораном (бек-офіс)» — програмний продукт, призначений для автоматизації бізнес-процесів керування й оперативного обліку в ресторанному господарстві з різною організаційною структурою.
Основні можливості інформаційної технології «ІС-Рарус: Общепит»:
Надходження продуктів і складання калькуляцій
• ведення кількісного сумарного обліку продуктів і страв;
• ведення збірника рецептур страв, технологічних карт, складання калькуляцій;
• можливість використання схеми «страва в страві» з необмеженою кількістю рівнів складності;
• ведення списку взаємозамінних продуктів і його автоматичне використання при списанні продуктів і формуванні калькуляційних карток;
• облік сезонних коефіцієнтів при витраті продуктів;
• підтримка штриха-кодування продукції;
• введення надходження продуктів і початкових залишків;
• робота з негативними залишками;
• облік можливих недовкладень при формуванні собівартості страв й калькуляційної картки;
• створення «Актів проробок» для оформлення оброблення продуктів;
• Складання «Актів проробок» для створення «фірмової» страви.
• Автоматичний підрахунок виходу готової страви.
Складські переміщення:
• переміщення продуктів на кухні для виробництва страв, або в роздрібний продаж;
• оперативне відстеження залишку продуктів або страв на складі;
• проведення інвентаризації на складі товарів, продуктів, страв.
• списання продуктів.
Виробництво напівфабрикатів і страв:
♦ складання «Меню»;
♦ автоматичне друкування всіх калькуляційних карток, задіяних у документі «Меню», з урахуванням можливих змін;
♦ автоматичне списання продуктів зі складу кухні «під нуль», якщо має місце недолік продуктів на кухні;
♦ можливість роботи «від зворотного» створення документів «Меню» і накладних внутрішнього переміщення на підставі «Актів про реалізації»;
♦ автоматичне заповнення накладних «Внутрішнє переміщення» на підставі «Меню» для переміщення зі складу продуктів на кухню відсутніх для виробництва інгредієнтів з урахуванням стану складу постачальника й складу кухні;
♦ планування «Замовлень банкету»;
♦ «Розукомплектація» страв і напівфабрикатів;
♦ розширений аналіз виробництва;
♦ можливість реалізації страв, як у роздріб, так і оптом;
♦ друкований вид документів відповідає формам, зазначеним в альбомі уніфікованих форм, затверджених Держкомстатом України.
Оперативний блок звітів:
Система дозволяє формувати велику кількість додаткових звітів, які дозволяють одержувати інформацію про стан закладу в різних аналітичних розрізах.
♦ Звіт про надходження товарів;
♦ Товарний звіт;
♦ Звіт про залишки на виробництві;
♦ Звіт про реалізації страв і товарів (з можливістю розгорнення по періодах);
♦ Звіт про прибуток;
♦ Залишки й обороти товарів на складах;
♦ Калькуляційні картки за період;
♦ Звіт про склад рецептур;
♦ Звіт про фактичну витрату продуктів;
♦ Звіт про мінімальні залишки.
«ІС-Рарус: Керування рестораном»включає такі підсистеми:
Структура компанії
♦ Управлінський облік по компанії в цілому.
♦ Оформлення документів від імені різних організацій (власних юридичних осіб).
♦ Система префіксації документів.
Взаєморозрахунки й кредитування
♦ Подання контрагента у вигляді групи юридичних осіб.
♦ Ведення взаєморозрахунків у розрізах: «контрагент», «договір», «угода».
♦ Індивідуальна стратегія відвантаження й оплати для кожного контрагенти або групи контрагентів.
Керування поставками
♦ Оперативне планування закупівель.
♦ Оформлення замовлень постачальникам і контроль їхнього виконання, коректування замовлень і повернення.
♦ Формування внутрішніх замовлень.
♦ Прийом на комісію.
♦ Контроль оплати й поставки.
♦ Реєстрація й зберігання цін постачальників.
Керування складськими запасами
♦ Облік по алгоритмах: «ФИФО» «ЛИФО» і по «Середньому».
♦ Облік додаткових витрат.
♦ Облік товарів по додаткових характеристиках.
♦ Переміщення, інвентаризація, списання.
♦ Пересортиця товарів.
Виробництво
♦ Складання планів виробництва в розрізі різних характеристик обліку на основі аналізу даних про виробництво за попередні періоди.
♦ Порівняння планів виробництва по різних місцях реалізації страв і товарів компанії.
♦ Випуск продукції (страв, напівфабрикатів) з розрахунком собівартості.
♦ Облік можливих недовкладень продуктів при формуванні собівартості.
♦ Розгорнутий облік напівфабрикатів.
♦ Ручне коректування, додавання й видалення продуктів, що списують у виробництво.
♦ Автоматична двостороння взаємозамінність аналогів.
♦ Підтримка різних технологічних карт (рецептур) однієї страви.
♦ Облік спецій.
♦ Облік по строках зберігання.
♦ Облік сезонності.
Спеціалізовані звіти
♦ Калькуляції за період — призначений для розрахунку собівартості продукції в частині вартості списаних на її виробництво інгредієнтів за уніфікованою формою ОП-1; склад страви.
♦ Товарний звіт — служить для формування уніфікованих форм Торг-29 або ОП-14. Звіт містить початкові сумові залишки товарів, прихід і витрата в розрізі документів, кінцевий сумарний залишок.
♦ Аналіз випуску продукції — дозволяє одержати розгорнуту інформацію про вироблену продукцію.
♦ Витрата продуктів — призначений для аналізу витрати інгредієнтів у виробництві страв у нормативній і фактичній кількості на випущену кількість продукції, а так само кількість недовкладень.
♦ Витрата спецій — призначений для формування уніфікованої форми ОП-13 «Контрольний розрахунок спецій».
♦ Контрольний розрахунок витрати продуктів — призначений для аналізу витрати продуктів за період у вигляді уніфікованої форми ОП-17 «Контрольний розрахунок продуктів».
♦ Планування виробництва — дозволяє швидко одержати інформацію про заплановану, фактичну кількість виготовленої продукції й кількості відхилення факту від плану.
♦ Забірний лист.
♦ Аналіз продажів комплексних обідів — відбиває собівартість і виторг по реалізації виготовленої продукції в розрізі страв і вхідних інгредієнтів.
♦ Відомість залишків продуктів — формує залишки продуктів кожного дня обраного періоду за уніфікованою формою ОП-16.
Ціноутворення
♦ Необмежена кількість категорій цін.
♦ Можливість завдання й зберігання ціни в будь-якій валюті.
♦ Формування націнок і знижок.
♦ Різні методи округлення ціни.
♦ Зберігання цін постачальників
Побудова територіально розподілених систем
За рахунок використання розробленого обміну даними, що входять до складу «1С-Рарус: Керування рестораном» можна побудувати рішення для закладів мережної або холдингової структури з територіально рознесеними підрозділами, які дозволять управляти бізнесом ефективно й з необхідним ступенем оперативності.