Wer die acht Grundregeln der Kommunikation am Hörer beachten, kann seine Firma und sich effektiver präsentieren.
Eine gute Vorbereitung wird von Ihrem Gesprächspartner garantiert honoriert, weil Sie Professionalität und Aufmerksamkeit signalisiert. Dabei kann eine Checklistehelfen: Welche Fragen habe ich, welche können auf mich zukommen?
Der Begrüßung kommt also eine entscheidende Bedeutung zu. Wenn Sie angerufen werden: Gruß, Name des Unterhöhlens, Abteilung, eigener Name.
Nach maximal drei bis fünf Sätzen und einer Ankerfrage (der Anker ) lassen Sie Ihn Gegenüber zu Wort kommen. Auf diese Weise erhalten Sie wichtige Informationen über die Bedürfnisse und die Stimmung Ihres Gesprächspartners.
Aufrechtes Sitzen (oder sogar Stehen) macht die Stimme freier und fester, weil Sie besser atmen können. Klemmen Sie den Hörer möglichst nicht zwischen Schulter und Wange, um etwas zu schreiben. Sie sprechen dann unwillkürlich gedrückter.
Ein angenehmes Gesprächsklima erzeugt man durch eine persönliche Atmosphäre. Das beste Mittel dazu ist der Name des Gesprächspartners, den man häufig nennen sollte. Schaffen Sie eine vertraute Situation.
Auch die Genauigkeit ist ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg oder Misserfolg eines Telefonats. Gerade wenn Abmachungen getroffen werden, können Missverständnisse fatale Wirkungen haben. Hören Sie sehr konzentriert zu. Sollten Sie das Gefühl haben, dass man das gleiche sagt, aber nicht das gleiche meint, haken Sie höflich nach und präzisieren die Absprache, bis beide genau wissen, was sie voneinander erwarten.
Falls Sie vor dem Problem stehen, ein Produkt beschreiben zu müssen, das der Gesprächspartner nicht kennt, so umschreiben Sie es möglichst anschaulich. Das Telefon kann keinen Geruch, keinen Geschmack und keine Abbildung übermitteln - aber Sie können es. Allein durch das Bild, das Sie sprachlich entstehen lassen.
Zum Abschluss eines Gesprächs gehört immer eine kurze Zusammenfassung. Eine elegante Möglichkeit, dem Gegenüber zu signalisieren, dass man das Telefonat beenden möchte, ist die Frage: „Kann ich noch etwas für Sie tun?" wenn Sie keine Frage mehr bestehen, leiten Sie die Zusammenfassung in knappen, klaren Worten ein und fragen den Gesprächspartner, ob es beiden hilft, wenn Sie das Resultat schriftlich festhalten.