Для можливості проведення ретроспективного аналізу діяльності кожної ланки в системі передачі інформації Регламент подання інформації в функціональній підсистемі МОЗ України в межах УІАС НС передбачає уніфіковану систему подвійного обліку кожного кроку інформаційної діяльності.
Система проста і полягає в тому, що кожен вузол системи УІАС НС веде уніфікований
журнал обліку надзвичайних ситуацій. Кожний офіційний документ (повідомлення, звіт), кожна усна інформація, яку отримує оперативний черговий вузла УІАС НС, реєструється ним в журналі обліку надзвичайних ситуацій, де вказується час отримання інформації, джерело та реєстраційний номер цієї інформації в журналі відправника інформації. У свою чергу оперативний черговий повідомляє відправнику реєстраційний номер запису отриманої від нього інформації у власному журналі. Відправник заносить цей номер до свого журналу.
Згідно наказу МОЗ України від 03.08.2000 р. № 189 відповідальність за належне створення і забезпечення функціонування територіальної підсистеми УІАС НС МОЗ України, за повноту інформації про НС, що сталась, загрози виникнення НС та ліквідації її медико-санітарних наслідків покладені на Міністра охорони здоров'я АРК, начальників управлінь охорони здоров'я обласних, Київської і Севастопольської міських держадміністрацій. На підставі вищеназваного наказу МОЗ ці посадові особи організують розробку Регламенту подачі інформації в територіальній підсистемі УІАС НС МОЗ України, затверджують її своїми наказами і проводять організаційні заходи щодо реалізації виконання цих наказів.