Для підвищення ефективності виробництва важливе значення має: раціональне використання трудового потенціалу підприємств (об'єднань), цехів, дільниць; скорочення надлишкової чисельності персоналу, зайнятого на допоміжних і підсобних роботах; покращання використання фонду робочого часу; ліквідація втрат і непродуктивних витрат робочого часу; зниження плинності кадрів та зміцнення трудової дисципліни.
Виконання підприємством завдань щодо обсягу продукції переважно залежить від забезпеченості його робочою силою, а також від того, наскільки повно використовується робочий час працюючих і, насамперед, робітників. Кількість праці вимірюється робочим часом (у людино-днях і людино-годинах).
Облік відпрацьованого і невідпрацьованого часу в людино-годинах і результати цього обліку відображено у формі № 1-ПВ (термінова-місячна) Розділ 1. «Кількість працівників та фонд заробітної плати» (рядки 1050, 1060) та у формі № 3-ПВ „Звіт про використання робочого часу".
Основою для складання звіту з використання робочого часу є:
- форми первинної облікової документації підприємства: накази (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; накази (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу; довідки та інші офіційні документи, які підтверджують відсутність працівника на роботі;
- укладений колективний договір підприємства;
- документи бухгалтерського обліку та фінансової звітності.
Форма № 3-ПВ містить три розділи:
- розділ 1. „Використання робочого часу" ;
- розділ П. „Інформація про укладення колективних договорів";
- розділ Ш. «Витрати на утримання робочої сили за січень-грудень попереднього року». Розділ Ш – новий , доповнений наказом Держкомстату від 24.12.07. № 467.
У розд.1 надано інформацію про фонд робочого часу (усього); відпрацьований час усього і надурочно; невідпрацьований час за різними причинами. Усі показники розд.1 торкаються категорій працівників, які ураховуються у середньообліковій чисельності штатних працівників.
Поточний облік у людино-днях звичайно ведуть табельники, на основі таких документів: табель обліку робочого часу; список осіб, що працювали надурочно; листи обліку простоїв.
Під час складання звіту про використання робочого часу ураховують як величину цілоденних (повнозмінних) неявок на роботу, так і внутрішньо змінних простоїв. Для правильного обліку робочого часу та складання звіту щодо його використання необхідно знати структуру цілоденного та внутрішньо змінного фонду робочого часу.
Основними завдання аналізу робочого часу є:
1) оцінка його використання порівняно із запланованим фондом робочого часу;
2) виявлення обсягу надурочних робіт та причин їх застосування;
3) визначення обсягу втрат робочого часу та їх причин;
4) розробка заходів щодо покращення використання робочого часу як основи підвищення ефективності праці та ефективності виробництва.