Основною метою аналізу є виявлення внутрішніх резервів економії робочої сили у зв’язку із найбільш раціональними розстановкою працюючих, їх навантаженням й використанням відповідно до отриманої професії, спеціальності та кваліфікації.
Завдання аналізу:
● Визначення відповідності між фактичною та плановою чисельністю працівників в цілому та за окремими категоріями (абсолютний та відносний надлишок). З’ясування причин відхилення фактичної чисельності від планової.
● Розподіл працівників за характером виробництва (основне та допоміжне), за рівнем механізації праці й автоматизації, за ступенем шкідливості та важкості умов праці.
● Визначення складу працівників за статтю, віком, освітою.
● Встановлення якісних змін в складі працівників.
● Виявлення розмірів та причин плинності кадрів.
● Розробка заходів, спрямованих на покращення забезпеченості підприємства кадрами, удосконалення їхньої структури й використання.
Аналіз структури працівників дає можливість:
- вивчити тенденції в зміні чисельності працівників;
- визначити середній кваліфікаційний розряд (для робітників);
- визначити середній атестаційний бал (для керівників та спеціалістів);
- з’ясувати додаткову потребу в кваліфікованих робітниках та спеціалістах (на основі балансових розрахунків).
Джерела інформації як для аналізу, так і для планування чисельності персоналу є:
1. Форми статистичної звітності:
- ф. № 1-ПВ «Звіт з праці» (місячна), розділ 1. Кількість працівників та фонд оплати праці;
- ф. № 1-ПВ «Звіт з праці» (квартальна). Розділ 1У. Рух робочої сили;
- ф. № 5-ПВ «Звіт про кількість працівників, їхній склад та професійне навчання (річна).Розділ 1.Кількість працівників за якісним складом на 31 грудня звітного року. Розділ П. Підготовка кадрів. Розділ Ш. Підвищення кваліфікації».
2. Штатний розклад.
3. Накази по підприємству щодо руху кадрів.
4. Дані табельного обліку.
5. Матеріали вибіркових обстежень використання робочого часу, фотографії робочого дня.
6. Оперативні розробки відділу праці та зарплати щодо планування й розміщення працівників, матеріали спеціальних спостережень і анкетування.