Термін офіс-менеджер в Україні починає застосовуватись з кінця 90 років у крупних компаніях холдингах з іноземними інвестиціями. Коло функцій офіс-менеджера достатньо широке: документаційне забезпечення, прийом відвідувачів, підготовку нарад, проектів документів, контроль телефонних дзвінків, факсів тощо. Однак за останні роки на ринку праці поступово формується попит на офіс-менеджерів, нагромаджується певна статистична інформація з необхідних характеристик, що знайшла узагальнене вираження в аналітичних оглядах організацій, що займаються пошуком та відбором персоналу за зявками підприємств. Однак є певні особливості щодо використання терміну офіс-менеджер в організації.
В перекладі с англійскої слово «office» трактується як: служба, посада, відомство (взагалі, в т. ч. підприємство, організація, установа); відділ, бюро, департамент управління; контора, канцелярія; службове приміщення, кабінет. В науковій літературі термін менеджер (manager) трактується як:
1) завідувач, керівник, адмінстратор, директор;
2) управитель майном;
3) в деяких випадках – особа, яка уповноважена вести переговоры вирішувати організаційні питання тощо.
Таким чином, по суті в широкому трактуванні можна стверджувати,що «офіс-менеджер» — це адміністратор, на якого покладені різні адміністративні й господарські функції, працює не тільки з першим керівником, а й з іншими співробітниками та службами підприємства.
Для ефективної організації офісної роботи необхідні професійна підготовка та наявність посади з відповідними функціями, повноваженнями, відповідальністю та правами. Однак посада офіс-менеджер відсутня у Класифікаторі професій ДК 003:95, а також в Кваліфікаційному довіднику керівників, фахівців і інших службовців. У нормативному документі «Класифікатор професій ДК 003:2005» посада офіс-менеджера може відповідати декільком професійним назвам робіт, зокрема менеджер з адміністративної діяльності, помічник керівника підприємства тощо. Досвід роботи багатьох підприємств, організацій свідчить, що за змістом виконуваних функцій офіс-менеджера в українському законодавстві відповідає досить багато різновидів секретарської професії, службі діловодства що представлено у табл. 1.