Організація роботи приймальної залежить від організаційної структури підприємства, територіального розміщення його головного офісу, специфіки бізнесу, документопотоку тощо. Переважна частина виконуваних функцій та робіт приймальної офісу пов’язана із забезпеченням діловодства, обслуговуванням відвідувачів (в т. ч. прийом відряджуваних, гостей), прийомом та передаванням телефонних дзвінків.
Практичні дослідження та огляд інструкцій завідувача приймальної, помічників керівників, секретарів керівника організації складено приблизний графік роботи та їх типові функції, що характерно для середніх підприємств.
Кваліфікаційні характеристики менеджера (секретаря) офісу наводиться у додатку 1.
Одна з головних функцій менеджера (секретаря) офісу – методичне керівництво і контроль за організацією діловодства у структурних підрозділах підприємства та його філіалах, своєчасне доведення зовнішньої інформації до керівника, прийманням відвідувачів, подекуди участь у переговорах. Це означає, що менеджер офісу у процесі діяльності має право:
• залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
• вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
• повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.