Таблиця 3.2. Типові функції менеджера офісу

Узагальнений графік роботи	Характеристака типових завдань менеджера (адміністратора) офісу
9.00 – 9.30	Розстановка пріоритетів та узгодження з керівником плану роботи на день, прийняття до виконання розпоряджень та доручень. При необхідності — оперативно скорегувати план особистої роботи, та роботи приймальної (офісу) на день. Проконтролювати якість прибирання приміщень офісу, стан техніки безпеки, зробити необхідні записи в контрольній документації офісу.
9.30 – 11.00 (на 10 годину можуть призначатись наради)	Проведення інструктажу (ранкової наради) завідувача приймальної, секретарів, охорони, водіїв, що убувають у рейс. Контролювання видачі необхідних документів (службові посвідчення, доручень, пропусків тощо). Розгляд заявок на усунення недоліків у роботі офісного обладнання, організування контролю за виконанням заявок щодо забезпечення необхідного інвентаря, канцелярських приладь. Отримання кореспонденції, розглянуту напередодні керівником підприємства, визначення відповідальних осіб за виконання документів відповідно до резолюцій і передавання документів на виконання й організування контролю за виконанням термінових та найбільш важливих з них.
10.00 – 11.00,	Участь у нарадах керівництва підприємства та організація підготовки проведення нарад з працівниками апарату управління.
11.00 – 12.00	Робота з документами, що надійшли та підготовлені відповідно до вказівок і доручень керівника підприємства. Документи, виконані в повній відповідності з установленими вимогами передаються до відповідального секретаря (завідувача діловодної служби) чи до папки для доповіді керівнику підприємства, або для подальшого руху (реєстрації, тиражування, доведення до і посадових осіб, у справу тощо). Документи, що не відповідають установленим вимогам, повертаються на доопрацювання виконавцям із вказівкою строку усунення недоліків.
12.00 – 12.30	Проведення службових переговорів телефоном, підготовка проектів документів, записок і інших документів. Передавання документів на технічне виконання.
12.30 – 13.00	В окремих випадках менеджер може запланувати зустрічі з посадовими особами підрозділів підприємства для вирішення поточних питань роботи офісу. Важливо передбачити резерв часу для непередбачених питань, незаявлених відвідувачів (гостей) в інтересах підприємства.
На час обіду	При необхідності офіс/менеджером можуть бути заплановані неформальні зустрічі з посадовими особами підприємства, у ході яких може бути проведено (у ряді випадків – продовжене) обговорення поточних питань роботи офісу (бізнес-ланч).
14.00 – 17.30	Контролює хід виконання завдань дня в підрозділах (на самостійних ділянках роботи) апарату управління При необхідності він у робочому порядку віддає начальникам відповідних підрозділів додаткові розпорядження. Вирішує поточні питання, що виникають, планує план роботи щодо виконання пріоритетних та важливих завдань.

Значна частина діловодства виконується безпосередньо на робочому місці секретаря (секретаря референта) для малого підприємства, чи працівників у приймальній (канцелярії) офісу, що характерно для великих та середніх підприємств.

Схематичне представлення взаємозв’язків менеджера та документопотоків в організації ілюструє рис. 3.1.

Документопотік (вхідний та вихідний) повинен бути прямоточним, тобто виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути.

Галузь діяльності, що охоплює питання документування та організації роботи з документами (документального забезпечення) у процесі виконання управлінських дій, має назву діловодство.

Подібна централізація дозволяє здійснювати всі операції з документами кваліфіковано, широко застосовувати для однотипних робіт засоби оргтехніки.

Основа правильної організації роботи офісу повинна відповідати з одного боку принципам правильного прийому відвідувачів (клієнтів,), а з іншого − обігу документів, їх розподілу за виконавцями та чіткому розмежуванню обов’язків між працівниками офісу (підприємства). Відповідний розподіл праці у таких випадках закріплюється в посадових інструкціях і функціональних обов’язках. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця. Обробляти документи слід на основі паралельного виконання різних операцій над ними, що значно прискорює оперативність роботи.

Документування в управлінні організацією охоплює всі процеси діяльності, які фіксуються на різних носіях і мають бути оформлені за встановленими правилами, мають усталені вимоги щодо їх укладання як базового процесу в реалізації всіх управлінських функцій.

Якщо менеджер офісу поєднує одночасно функції керівника діловодної служби, то за характером діяльності він взаємодіє:

• з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, – з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

• з юридичною службою – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;

• із службами кадрів, праці і заробітної плати – з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

• із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування – з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.

• контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

• доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

• вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;

• вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

• підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

• бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.

На менеджера офісу як керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

• забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами офісу;

• виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці офісного персоналу;

• дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі офісу.

Якщо в організації окрім посади менеджера офісу створено підрозділ діловодної служби, то важливо розмежувати посадові функції контролю за організацію виконання та контролю діловодства й організаційними та господарськими функціями, що притаманно для адміністратора офіса. Наприклад, основні функції керівника діловодної служби установ (організацій) виконує завідувач канцелярії. (зразок характеристики професії подано у додатку 2).