Від правильної організації діловодства, рівня механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому.. Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління будь-якої організації, установи, культуру праці управлінського персоналу.
Загальні положення роботи з документами передбачає повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення та регламентуються спеціальними законодавчо-нормативними та нормативно-методичними актами. Серед них основними є:
1. Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій по веденню діловодства починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, рекомендації з питань здійснення контролю за виконанням документів і групування їх у справи, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю.
2. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (від 17 жовтня 1997 р. № 1153) в якій викладені загальні правила документування управлінської діяльності та регламентовані порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки.
На підставі примірної інструкції в організаціях, установах, підприємствах встановлюються єдині вимоги до оформлювання документів, роботи з ними, а порядок закріплюється складанням інструкції з діловодства, і доводиться до працівників для ознайомлення у вигляді спеціальних розпорядчих документів, інструктивних листів, положень тощо.
Керівники підприємств несуть персональну відповідальність за склад, збереження та правильне оформлення документів.
3. ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації». Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» – чинний від 01.09.2003р. Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: органів державної влади України, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності.
Документообіг – рух документів в установі (підприємстві) з моменту їх створення до відправлення. У кожній фірмі документи перебувають у постійному обігу – від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.
Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Залежно від обсягу документообігу – кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів – наприклад, за рік, система діловодства в організації може бути наступною:
• централізована система діловодства – рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік (IV категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів;
• децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік;
• змішана система діловодства.
Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).