Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими і територіальними межами й об’єктами його дії.
Реквізит (лат. requisitum – необхідне) – сукупність обов’язкових даних, без яких документ не може бути основою для обліку і не має юридичної сили. Це обов’язкові дані, встановлені законом або положеннями для ділових документів. Максимальна кількість реквізитів у діловодстві 32 (згідно з ДСТУ 4163-2003). Проте у кожному конкретному випадку практично реквізитів буде значно менше. Кожний вид документа (наказ, акт, лист, довідка тощо) має відповідно визначений набір реквізитів. Класифікація документів наведена у додатку 3.
Розрізняють постійні і змінні реквізити документа.
Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні (резолюція, віза) – фіксуються на бланку в процесі заповнення. Службовий документ з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка.
Формуляр-зразок – єдина модель побудови форми документа, яка встановлює сферу застосування, формат, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки й основні реквізити (додаток 4).
Оформлення документа – це проставлення необхідних реквізитів, їх написання і розташування на бланку.
Бланк – стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому постійними реквізитами документа і місцем, відведеним для змінної інформації.
Постійна інформація повідомляє назву організації (установи, підприємства), її адресу, номер телефону або факсу; під змінною маються на увазі текстова інформація, а також елементи правового і діловодного оформлення (вихідний номер, підпис посадової особи, друк). Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства з кутовим і поздовжнім розміщенням реквізитів. Встановлюється два види бланків: бланк для листів (додаток 4) і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додаток 5). Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.
Для уніфікованих форм документів застосовують папір форматів А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), рідше A3 (297х420мм).
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.
Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу. Загально визнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 – через один інтервал.
Тексти документів, що готуються для видання, друкують через два інтервали.
При оформленні документів на двох і більше аркушах сторінки, частини, починаючи з другої, мають бути пронумеровані.
Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами. Крапки й тире перед цифрами й після них не проставляються.
Номер сторінки друкують в інтервалі 10–15 мм від верхнього зрізу аркуша.
Колір паперу – білий, хоча останнім часом спостерігаються тенденції використовувати у документоведенні різні кольори.
Поля документів повинні мати такий розмір:
• ліве – не менш 20 мм (якщо документи підшиваються у справу, то встановлюють 25–30 мм);
• верхнє – не менш 10 мм;
• праве і нижнє – не менш 8 мм.