У діловодстві існують єдині вимоги і правила оформлення документів управління, що визначені відповідними нормативними актами.
Виконання правил оформлення документів забезпечує:
• юридичну силу документів;
• організацію швидкого пошуку документів;
• використання персональних електронно-обчислювальних машин та інших технічних засобів для складання документів.
Найважливішими реквізитами документів, що використовуються у діловодстві згідно з ДСТУ 4163-2003, є такі:
Кожний документ можна поділити на три головні частини:
• заголовок (до неї належать реквізити, що розміщені до тексту);
• основну частину (реквізити «текст» і «додатки»);
• оформлення (реквізити, що розміщуються нижче тексту – додатків).
1. Реквізит «Державний герб»ставиться тільки на документах державних установ і підприємств, яким надається таке право. У повсякденній практичній роботі комерційних структур, приватних фірм цей реквізит не використовується.
2. Реквізит «Емблема організації».Емблема організації – це умовно символічне графічне зображення, що реєструється згідно з установленим порядком. Як емблема організації може бути використаний товарний знак, рисунок, абревіатура, різне комбіноване зображення тощо.
Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.
На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба.
3. Реквізит «Зображення нагород»розташовується у верхньому лівому куті або посередині бланка організації.
4. Реквізит «Код підприємства, установи, організації»розташовують у верхньому правому куті.
5. Реквізит «Код форми документа»розташовується у верхньому правому куті під кодом підприємства, організації, установи.
6. Реквізит «Назва міністерства, відомства, якому підпорядкована установа», розташовується у верхньому лівому куті або посередині рядка.
7. Реквізит «Назва організації»розташовується на бланку в повному розгорнутому найменуванні. Назва організації пишеться у суворій відповідності з назвою, зареєстрованою в установчих документах: статуті підприємства чи установчій угоді. Реквізит «Назва організації» розташовується під реквізитом «Емблема організації». Скорочена назва може бути розміщена на бланку поряд з повною тільки у випадках, коли вона офіційно зафіксована в установленому порядку.
8. Реквізит «Назва структурного підрозділу»розташовується у верхньому лівому куті чи посередині рядка. Дозволяється друкувати машинописним способом.
9. Реквізит «Індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку».Сукупність наведених у реквізиті даних є юридичною адресою підприємства. На бланках для листів юридична адреса проставляється друкарським способом або за допомогою персонального комп’ютера, розташовується під реквізитом «Назва організації», та оформляється відповідно до поштових правил.
Наприклад:
02156, Україна, м. Київ, вул. Кіото, 19
Тел.: (38-044) 513-33-48, 513-23-09
Для здійснення розрахунково-грошових операцій у банку вказується номер рахунка у відділенні банку.
Наприклад:
Розрахунковий рахунок № 26358654
у Дніпровському відділенні Промінвестбанку в м. Київ
МФО № 123000
10. Реквізит «Назва виду документа»дає загальне уявлення про призначення документа, визначає склад його реквізитів, структуру тексту, ступінь обов’язковості виконання його вимог (акт, розпорядження, режим, постанова).
Він розташовується у заголовній частині документа після реквізиту «Назва організації» та юридичної адреси і друкується великими літерами, наприклад:
ДОВІДКА, НАКАЗ.
Для листів назва виду документа використовується лише в такому сполученні: ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ. Назва документа повинна відповідати компетенції органу, який його видає, та змісту задокументованих управлінських дій.
11. Реквізит «Дата». Документ датується в день його підписання або затвердження (за винятком матеріалів колегіальних органів, що датуються в день проведення колегії). Елементи дати приводяться в одному рядку в такій послідовності: день, місяць, рік. Приклад: 22.11.10
За ДСТУ 4163-2003 дату дозволено оформлювати у послідовності:
рік, місяць, число. Приклад: 2010.01.15
12. Реквізит «Індекс»забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереження і контроль виконання. Він включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга –номер справи в номенклатурі підрозділу, третя – порядковий номер по журналу обліку. Наприклад, вхідний номер № 03-12/97: перша цифра 03 – шифр структурного підрозділу автора документа, 12 – номер справи, де зберігається копія вихідного документа; 97 – реєстраційний номер документа по журналу обліку вхідних документів і канцелярії.
13. Реквізит «Посилання на індекс і дату вхідного документа»розташовують у верхній частині сторінки зліва під датою і номером. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка видала документ.
Наприклад: На № 03 – 12/ 213 від 15.09.05.
14. Реквізит «Місце складання або видання». Цей реквізит включає в себе назву міста або іншого населеного пункту, де створюється розпорядливий, організаційний або колегіальний документ.
15. Реквізит «Обмеження доступу до документа»проставляють на документах, що містять інформацію для обмеженого кола осіб. Гриф обмеження доступу проставляється відповідно з діючим законодавством і розміщується праворуч від середини у верхньому куті робочої площі на першій сторінці без лапок. Якщо необхідно вказати номер примірника, він ставиться нижче грифу обмеження доступу через півтора інтервали і центрується відповідно до нього.
Гриф може формулюватись так:
Цілком таємно
Для службового користування
Таємно
Конфіденційно
Не для друку
Комерційна таємниця
На документах, що мають гриф обмеження доступу, вказується не лише кількість примірників, але й адреса кожного. Наприклад:
прим.№1 – за адресою
прим.№2 – до відділу № 1
прим.№3 – до справи 07
16. Реквізит «Адресат».Документ адресується організації, структурному підрозділу, службовій або приватній особі. Основні елементи реквізиту «Адресат» – назва установи, підрозділу, посада, прізвище й ініціали особи, поштова адреса.
Документ не повинен містити більше чотирьох адрес. Якщо їх більше, то складається список розсилки і на кожному примірнику документа зазначається лише одна адреса.
Найменування організації, її структурного підрозділу, яким адресується документ, але не вказується посадова особа, пишеться в називному відмінку. Наприклад:
Міністерство освіти і науки України
Державний департамент інтелектуальної власності
Якщо документ адресують керівникові структури, то її назва пишеться в називному відмінку, а посада (звання) і прізвище адресата – в давальному. Наприклад:
Київський національний торговельно-економічний університет
Деканові факультету економіки,
менеджменту та права
проф. Гуляєвій Н. М.
Якщо документ адресовано керівникові організації, установи, то її назва входить до найменування посади і пишеться у давальному відмінку.
Наприклад:
Начальнику Головного
архівного управління при
Кабінеті Міністрів України
В. М. Колосову
При надсиланні документа кільком організаціям (чи однорідним установам), адреси можуть зазначатися узагальнено. Наприклад:
Директорам підприємств і
керівникам організацій
Керівникам філій «Укрсоцбанку
До складу реквізиту може входити також поштова адреса. Наприклад:
ТОВ «Гепард»
Відділ маркетингу
вул. Кошевого, 15, м. Київ, 03023
Якщо документ адресовано приватній особі, то адреси адресата й адресанта зазначаються в такій послідовності:
Адреса відправника
Деснянське відділення Промінвестбанку
в м. Києві
вул. Червоноткацька, 29а
м. Київ-94
01001
Адреса одержувача
Василю Петровичу Бакунову
вул. Кошевого, 17, кв.9
м. Київ, 02124
17. Реквізит «Затвердження». Затвердження – спосіб посвідчення документа після його підписання, санкціоноване розширення дії документа на певне коло структурних підрозділів, організацій або службових осіб.
Елементи грифа твердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада особи, що затверджує документ, підпис. Документ має юридичну силу з моменту його затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ТОВ «Калина»
__________ Л. М. Пилипів
15.02.10
При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за таким зразком:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом міністра
освіти і науки України
«__» ______ 2010 р. № __
Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню наведено у додатку 6).
18. Реквізит «Резолюція».Розміщується у правому верхньому куті або на окремому бланку формату А8. Після первинної обробки і реєстрації документ направляється керівникові для розгляду, результат (рішення) якого фіксується у вигляді резолюції.
Резолюція — це напис на документі, який складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.
Якщо термін виконання документа є типовим чи він вказаний у тексті самого документа і відповідно не треба його вказувати в резолюції, то керівник може зазначити в резолюції лише прізвище виконавця (виконавців) з ініціалами, порядок підготовки питання, підпис, дату.
Наприклад:
Притуляк Г. В., Щербині О. Д.
Організувати проведення заходів до 20.04.10
Особистий підпис, дата.
Резолюція переноситься секретарем в реєстраційну форму і часто є основою для взяття документа на контроль. У цьому випадку термін виконання документа береться з резолюції.
19. Реквізит «Заголовок до тексту»відображає головну ідею документа. Ціль заголовка — прискорення процесу обробки документа і проходження через структурні підрозділи до безпосереднього виконавця.
Заголовок з максимальною повнотою розкриває зміст документа. Перенесений на реєстраційну картку заголовок визначає рубрику картотеки і тим самим дає можливість знаходити і використати документ в період його перебування в установі.
20. Реквізит «Відмітка про взяття документа на контроль». Якщо документ вимагає виконання і береться на контроль, на ньому проставляється відмітка про контроль у вигляді букви «К» (контроль) чи слово «КОНТРОЛЬ» на лівому полі документа на рівні заголовка. Ця відмітка може наноситись резиновим штемпелем або писатись власноручно червоним, синім чи зеленим олівцем. Метою реквізиту є нагадування виконавцю, що документ взято на контроль.