Текст — розкриває основний зміст документа і складається з логічно побудованих частин: вступу, доказу, висновку.
У вступі адресатом вказується мотив, що призвів до складання документа, викладається історія питання.
У доказівисвітлюється суть проблеми (доказу, пояснення, роздуму, що супроводжується цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали).
У висновку формулюється мета складання документа: дія адресата, інформування про який-небудь факт, обставину тощо.
У більшості випадків текст документа складається з двох смислових частин:
у першій викладаються причини, підстави чи мета укладання документа, у другій – висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.
Інколи складають документи тільки з кінцевої частини, наприклад листи і заяви з проханням без мотивування, накази з однією розпорядчою частиною. Наприклад:
Прошу прийняти мене на посаду секретаря з 10 вересня 2010 року
22. Реквізит «Відмітка про наявність додатка»оформлюється таким чином: найменування, заголовок, підпис особи, відповідальної за її зміст, дата, відмітка про надходження, затвердження тощо.
Наявність додатків вказується здебільшого в супровідному документі в кінці тексту (вище підпису), де повідомляється їх назва, кількість аркушів, кількість примірників, що додаються.
Додатки до розпорядчого документа повинні містити відмітку з посиланням на відповідний розпорядчий документ, його дату, номер. Ця помітка проставляється у верхньому правому куті першого аркуша додатка.
Наприклад:
Додаток
до наказу міністра освіти
та науки України
від 17.03.09 № 29
За наявності кількох додатків на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т. д.).
Якщо документ має додатки і це зазначено в тексті, то реквізит оформляється так:
Додаток: на 5-й стор. у 3-х прим.
Якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, то в реквізиті наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також кількість примірників. Наприклад:
Додатки: 1. Проект наказу на 10-и стор. у 2-х прим.
2. Доповідна записка до проекту наказу на 3-х стор. у 2-х прим.
Якщо до документа додається інший документ, то реквізит оформляється так:
Додаток: лист Міністерства освіти і науки України
від 20.08.05 № 214 та додаток до нього, всього на 4-х стор.
При надсиланні додатків кільком адресатам вони перелічуються за кожною адресою окремо. Наприклад:
Додаток: В першу адресу — огляд на 10-ти стор., 1 прим.,
аналітична довідка на 5-й стор., 1 прим.
В другу адресу — огляд на 12-и стор., 1 прим.
Якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то в супровідному листі зазначається: «Тільки адресату».
23. Реквізит «Підпис».Формою засвідчення законності документа є підпис посадової особи. Головними способами засвідчення документів є підпис, затвердження і печатка
Документи, що відправляються до вищих організацій, в редакції газет і журналів, а також розпорядчі і найважливіші внутрішні документи підписує керівник установи або його заступник.
Доповідні записки, довідки, повідомлення, зведення, списки, переліки й інші документи довідкового або аналітичного характеру може підписувати виконавець, якщо питання, що розглядаються не виходять за межі його повноважень.
Документи колегіальних органів (постанови, рішення, протоколи й ін.) підписують дві особи – голова і секретар колегіального органу.
Розпорядчі документи колегіальних органів, що видаються на основі єдиноначальності, мають один підпис, як правило, на першому примірнику.
Особливості оформлення реквізиту «Підпис»
Документи, які складаються комісією, наприклад, акти, підписують всі її члени. Підписи на документі розміщуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Назви посад розділяються між собою двома міжрядковими інтервалами.
Наприклад:
Директор І. О. Лавренчук
Головний бухгалтер Т. М. Тимощук
Підписується, як правило, перший примірник документа.
При оформленні документа на чистому аркуші паперу назва посади входить до назви установи.
Наприклад:
Начальник відділу кадрів
ТОВ «Селена» підпис О. Л. Макушинська
У вищих навчальних закладах, навчальних установах при посаді вказується вчена ступінь і звання.
Наприклад:
Завідувач кафедрою філософії
професор, доктор історичних наук підпис Б. П. Кульків
При підписанні документів колегіальних органів зазначаються обов’язки осіб, що підписали документ, а не їхні посади.
Наприклад:
Голова зборів О. В. Лукашенко
Секретар О. О. Мороз
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розміщують на одному рівні.
Наприклад:
Директор ТОВ «Мрія» Директор ТОВ «Базис»
_____С. П. Колесов ________ О. Р. Волков
Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення.
Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, що виконує її обов’язки. При цьому обов’язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, її ініціали, прізвище
Не допускається перед найменуванням посади у підписі ставити прийменник «за» чи проставляти косу лінію перед назвою посади.
24. Реквізит «Погодження».Доцільність і своєчасність підготовлених документів, їх відповідність до чинних законодавчих і нормативних актів здійснюється погодження його проекту із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.
Зовнішнє погодженняпроектів документів оформляється грифом погодження, який друкується на два-три міжрядкових інтервали нижче реквізиту «підпис». Якщо грифів погодження декілька, то вони можуть бути оформлені на одному рівні вертикальними рядками або на окремому аркуші.
Гриф погодження поєднує в собі такі елементи: слово ПОГОДЖЕНО, назву посади та звання особи, яка погоджує документ, її особистий підпис, ініціали й прізвище особи, з якою погоджено документ.
Гриф погодження оформляється відповідно до вимог ДСТу й виконується у двох варіантах: погодження з конкретною посадовою особою і погодження іншим документом, найчастіше листом, протоколом. Наприклад:
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Директор актового залу Протокол засідання
________А. Б. Бурковський Вченої Ради університету
18.04.06 18.04.06, № 225
Слово ПОГОДЖЕНО пишеться великими літерами без лапок. Місце грифу погодження нижче реквізиту «підпис» на лицьовій стороні документа.
25. Реквізит «Віза».Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Візаскладається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати візування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.
В установах, де є юридичні служби, документи до підпису погоджуються з юристом. Документ може бути також погоджений із заступником керівника установи, який контролює питання, що відображені в документі.
Приклад:
Начальник юридичного відділу
Підпис Ініціал (и), прізвище
18.09.2005
Якщо віз декілька, то реквізит оформляють один під одним.
У разі непогодження з документом, наявності зауважень і доповнень до проекту вони викладаються на окремому аркуші.
26. Реквізит «Печатка»ставиться на документах, що вимагають особливого огляду їх автентичності. Вона може бути гербовою або простою. Гербова печатка прикладається до документів, що підтверджують юридичні і фізичні права осіб або встановлюють витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також до статутів, положень де, згідно з нормативними актами, необхідна наявність печатки. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну і трикутну. Герб на ній не зображується. Її прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсилці, до довідок з місця роботи і т. п.
Перелік документів, на які ставиться гербова печатка, наведено у додатку 7.
27. Реквізит «Позначка про завірення копії». Часто доводиться завіряти відповідність копії документа оригіналу. Позначка про завірення копії розміщується нижче реквізиту «Підпис документа». Відповідно до ДСТу проставляють запис «Згідно з оригіналом», зазначають посаду (звання) особи, яка завірила копію, її особистий підпис, його розшифрування та дату завірення. Наприклад:
Згідно з оригіналом:
Інспектор кадрів підпис О. П. Іваненко
Дата
Якщо копія документа пересилається до іншої організації чи видається на руки, то, крім підпису про завірення, проставляють відбиток печатки.
28. Реквізит «Прізвище виконавця і номер його телефону».Цей реквізит обов’язковий на вихідних документах і складається з прізвища виконавця, який виконував документ, номера його службового телефону.
Така позначка дозволяє у разі необхідності, швидко зв’язатись з виконавцем, який добре знає питання, що порушувались у документі, і дати вичерпну інформацію. Позначка про виконавця ставиться в нижньому лівому куті лицьового або зворотного боку останньої сторінки документа.
Наприклад:
Кулешова, 518-23-95
29. Реквізит «Відмітки про виконання документів і підшивка до справ». Цей реквізит містить такі дані: коротку довідку про виконання, слова «до справи» і номер справи, до якої буде підшитий документ, дату направлення документа до справи, підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
В окремих документах може бути відсутньою частина реквізитів. До числа обов’язкових належать реквізити, що дають документу юридичну силу і підвищують оперативність його підготовки, обробки, використання.
30. Реквізит «Позначка про перенесення даних на машинний носій»розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить запис «Інформація перенесена на машинний носій», підпис особи, яка несе відповідальність за перенесення даних, дату перенесення.
31. Реквізит «Позначка про надходження»містить скорочену назву організації, що отримала документ, дату надходження. Позначка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації, який містить: назву організації, дату надходження, індекс документа. Позначка проставляється праворуч на нижньому полі документа.
32. Реквізит «Запис про державну реєстрацію»розташовують після номера акта або після грифа затвердження. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади»