Порядок отримання, розгляду та передачі вхідної кореспонденції
Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву (рис.3.2).
Приймання і обробка вхідних документів здійснюється секретарем-референтом. Документи, що одержані підприємством, проходять нижчезазначені етапи.
• Первинна обробка
Первинна обробка вхідних документів полягає у перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою «особисто»). Потім необхідно перевірити правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться відповідна відмітка на самому документі і в журналі вхідних документів у графі «Примітка».
Конверти, як правило, знищують, за винятком тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, та коли на конверті є помітка «конфіденційно», «терміново».