Документи, що відправляються з установи (підприємства), називають вихідними, їх обробка складається з таких операцій:
• складання проекту документа;
• погодження проекту документа;
• перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;
• підписання документа керівником (у необхідних випадках – затвердження);
• реєстрація документа;
• відправлення документа адресатові;
• підшивка другого примірника (копії) документа до справи.
Проект вихідного документа складається виконавцем, а правильність його оформлення перевіряється секретарем (виконавцем).
Вихідні документи оформляються в двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.
У ряді випадків проект вихідного документа повинен бути погоджений з іншими спеціалістами фірми. Таке погодження оформляється візою.
Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику фірми. Разом з ним можуть бути представлені й інші документи, використані для підготовки вихідного документа (ініціативні листи, рекламації, контракти, акти, нормативні документи). Керівник підприємства може внести зміни і доповнення в документ, що поданий на підпис, або повернути його виконавцю на доопрацювання.
Після підпису керівником двох примірників вихідний документ передається секретареві (до канцелярії) для реєстрації. Документи, що відправляються, реєструються в «Журналі реєстрації вихідних документів».