Організація контролю за виконанням документів

Організація контролю за своєчасним виконанням документів покладається на управління справами, канцелярії, спеціально уповноважених працівників. Відповідальність за стан виконавської дисципліни несуть керівники структурних підрозділів, особи, зазначені в розпорядчому документі або резолюції керівника, безпосередні виконавці.

У державних органах України встановлюється обов’язковий контроль за виконанням наступних документів:

• документів, які надійшли від Президента України та його Адміністрації, вищих органів державної влади й управління, народних депутатів України, прокуратури, судових органів, доручень міністрів і їх заступників щодо цих документів;

• рішень колегії й нарад керівництва, а також документів, які відображають найбільш важливі питання службової діяльності.

В інших випадках обов’язковий контроль встановлюється за вказівкою керівництва.

Термін виконання документа відраховується з часу надходження документа до органу. У випадках, коли термін виконання документа закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконання вважається наступний робочий день. Термін виконання документа може бути продовжений особою чи установою, які його встановили. Продовження терміну виконання документа має бути оформлено не пізніше ніж за два–три дні до його закінчення.

Якщо в резолюції є слово «терміново», термін виконання встановлюється не більше трьох діб. Якщо документ надійшов до організації із затримкою і терміни виконання доручень минули або явно недостатні, то керівник забезпечує домовленість з контрольними підрозділами організацій, які надіслали документ, про зміну терміну виконання документа.

Проекти відповідей на документи, що є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву органу не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання. Документ вважається виконаним тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені й автору дана відповідь.

Часто користуються: спеціальною контрольною картотекою, до якої вкладаються контрольні картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця.

У картотеці контрольні картки розташовуються за датами виконання документів, що дає можливість здійснювати контроль кожного дня. Контрольні картки на виконані документи повертаються до приймальної офісу (канцелярії, секретаріатів) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причини порушення терміну (якщо це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання документа.

Формуляр контрольної картки

Перевірка ходу виконання документа здійснюється, як правило, за три-п’ять днів до закінчення терміну виконання.

Контрольні картки на виконані документи розміщуються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.

З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання. Це засвідчується його підписом на контрольній картці.