Формування справ– це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
• групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
• групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ);
• особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;
• групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:
• в одній справі документи постійного, в іншій – документи тимчасового терміну зберігання;
• включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
• документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;
• справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).
Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні. (табл.4.2.1)