За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу. Складання описів справ постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: « документи за ___ роки».
На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини).
У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).
Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою(додаток 9).
Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. Наприклад – описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2012 році, будуть мати номери: 5П-12; 5Т-12; 5О/С-12; графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи.
Справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за _____рік, № _____».
4.3.4. Опис справ структурного підрозділу:
• складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ установи, а другий – залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі;
• підписується укладачем із зазначенням його посади;
• погоджується з керівником канцелярії;
• затверджується керівником структурного підрозділу;
• за наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.
За наявності у структурному підрозділі ЕК опис справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК.
Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ підприємства, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.
Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається організації. Відповідно до затверджених описів підприємство (установа, організація) зобов’язана передавати справи до державного архіву в установлені строки.
Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2009 рік передаються в архівний підрозділ у 2012 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи.