Архів –це архівний підрозділ чи організація, що здійснює прийом зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.
Передача справ в архів (структурний архівний підрозділ) установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Схоронність документів в організації згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» забезпечується наявністю архівного підрозділу та посади завідувача архіву підприємства (кваліфікаційна характеристика наведена у додатку 10).
Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.
Справи передаються до архівного підрозділу установи зв’язаними належним чином тимчасового строку зберігання за номенклатурою справ.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування. Видавання документів у тимчасове користування за межі архівного підрозділу (архіву) дозволяється:
• працівникам структурних підрозділів підприємства – фондоутворювача або його правонаступника;
• працівникам інших підприємств, установ, організацій.
Справи з архіву видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує:
• 1 місяць — працівникам структурних підрозділів підприємства – фондоутворювача або його правонаступника;
• 3 місяці — працівникам інших підприємств, установ, організацій.
Після закінчення встановленого строку в разі потреби здійснюється переоформлення документів (замовлень або актів) на справи, що видані, за умови, що працівник архівного підрозділу підприємства попередньо ознайомився зі станом збереженості цих справ.
Видавання справ з архіву в тимчасове користування працівникам структурних підрозділів підприємства-фондоутворювача або його правонаступника оформлюється замовленням і реєструється у книзі видавання справ у робочі приміщення підприємства (додатки 11–12).
Видавання справ з архівного підрозділу підприємства в тимчасове користування працівникам інших підприємств оформлюється актом і реєструється в окремій книзі, що ведеться за формою, аналогічною формі книги видавання справ у робочі приміщення підприємства.
Акти про видавання справ у тимчасове користування іншим підприємствам складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в архівному підрозділі підприємства, а другий видається замовнику. Акт підписується керівником підприємства, що передає документи, та керівником підприємства, що одержує їx, та скріплюється гербовими або круглими печатками. Після повернення справ у кожному примірнику листа робиться відповідний запис. Перед видаванням справ з apxiвy та після їx повернення проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності представників підприємств, які передають та одержують справи.