Діяльність сучасних організацій характеризується все більшим розширенням контактів, у тому числі й із закордонними партнерами. Міжнародною практикою ділового етикету в таких випадках передбачене проведення офіційних прийомів, які сприяють більш тісному знайомству, кращому взаєморозумінню, обміну думками й інформацією.
Кожному офіційному прийому повинна передувати ретельна підготовка. Необхідно подумати, з ким познайомитися й про що поговорити, кого представити й т. д.
Існує кілька видів прийомів: «Келих шампанського» («Coupe de champagne»), «Сніданок» («Lunch»), «Обід» («Dinner»), « Обід-Буфет» («Buffe Dinner»), «Вечеря» («Supper»), прийоми типу «А ля фуршет», «Коктейль», а також маленькі прийоми, «Кавовий або чайний стіл».
Прийоми підрозділяються на денні й вечірні. До денних – відносяться: «Келих вина» або «Келих шампанського», «Сніданок». Інші прийоми відносяться до вечірніх.
За правилами міжнародного етикету «Келих шампанського» або «Келих вина» починаються о 12 годині й закінчуються о 13 годині. На таких прийомах найчастіше подаються тільки шампанське, вина й соки, а як закуска – тістечка, бутерброди тощо. Цей вид прийому зручний тим, що займає мало часу й не вимагає складної підготовки. Прийом проходить стоячи. Форма одягу – повсякденний костюм або сукня.
«Сніданок» улаштовується в проміжку часу між 12 і 15 годинами.
Найпоширеніший час - від 12.30 до 13.30. Сніданок триває годину-півтори, з яких 45–60 хвилин гості проводять за столом, а 15-30 хвилин – за кавою (кава, чай можуть бути подані за тим же столом або у вітальні). За сніданком подають одну-дві холодні закуски, одну рибну або одну м’ясну страву, десерт. Під час збору гостей їм пропонується аперитив. По завершенню сніданку подають чай, каву. Пропонують коньяк і лікер. Форма одягу – повсякденний костюм або сукня (якщо форма одягу спеціально не вказується в запрошенні).
Прийом типу «Коктейль» починають між 17.00 і 18.00. Тривалість прийому – дві години. Прийом проходить стоячи. На запрошенні вказується час початку й закінчення прийому, наприклад, 17.00–19.00. Гості можуть приходити і йти в будь-яку годину зазначеного часу. Нормальним вважається перебування на прийомі до півтори години.
Перші гості збираються протягом 15–30 хвилин. Прихід на прийом на початку й відхід з нього наприкінці прийнято вважати вираженням особливої поваги до господарів. Пізніше прибуття й ранній відхід (без поважних причин) розглядають як бажання підкреслити напружені стосунки з улаштовувачами прийому.
Грубим порушенням етикету вважається прибуття на прийом співробітників представництв, фірм і т. д. пізніше свого керівництва. Роз’їзд гостей відбувається у зворотному порядку: першими їдуть керівники представництв, фірм і т. д., а за ним у порядку старшинства інші співробітники цих організацій.
Господар і господиня на цих прийомах до початку всього прийому стоять біля входу, зустрічають і проводжають гостей. Крім того, господиня представляє знову прибулих тим з гостей, з якими вони не знайомі. Якщо господині немає на місці, то знову прибулий повинен знайти її, привітатися з нею, перш ніж вступити в бесіду з гістьми.
Якщо прийом улаштовується для обмеженого кола гостей, то на цих прийомах господар і господиня найменш зв’язані, вони не тільки зустрічають і проводжають гостей, але можуть більшу частину часу провести, розмовляючи з гостями.
Подають налиті в келихи коктейлі. Іноді влаштовується бар-буфет зі спиртними напоями.
На коктейльному столі немає ні тарілок, ні виделок, є тільки дерев’яні або пластмасові палички. Можуть бути й міні-виделочки, за допомогою яких беруть маленькі закусочні бутерброди — канапе (і фрукти з коктейлю).
Прийом типу «А ля фуршет» проводиться в ті ж години, що й прийом типу коктейль (17.00–19.00 або 18.00–20.00). Його формальна відмінність полягає в тому, що на прийомі «Коктейль» звичайно подають більше напоїв і менше закусок, а на фуршетних прийомах напоїв подається не менше, а закусок пропонується значно більше. Сучасний етикет припускає сполучення цих прийомів. Гостям пропонують рясний вибір напоїв і сервірують фуршетні столи, заставлені різноманітними закусками.
З французької «А ля фуршет» (a la fourchette) означає «з виделкою», тобто на столі повинна бути закуска, яку можна брати тільки виделкою й немає їжі, яку потрібно різати ножем.
Стіл накривають скатертиною майже до підлоги (5–10 см. від підлоги). Стіл повинен бути трохи вищим, ніж звичайно, щоб можна було їсти стоячи. Чарки й келихи для прохолодних і алкогольних напоїв ставлять рядами або трикутниками. Тоді відповідну пляшку ставлять у середину трикутника. Тарілки ставлять одну на іншу в кінцях столу. Холодну закуску ставлять на середину столу, подалі від країв, які залишають вільними, щоб гості змогли поставити туди свої тарілки.
У великому приміщенні можна накрити кілька столів «а ля фуршет» кожний на 6-8 осіб. Після холодних закусок подають запечену їжу (жульєни). Можна також подавати гарячі сосиски, маленькі котлети. Після гарячої закуски гостей пригощають десертом — сиром із фруктами, желе, морозивом. Наприкінці прийому подають каву. Гості обслуговують себе самі. Офіціанти лише міняють тарілки, поповнюють спустілі страви, наливають напої й накладають морозиво.
Приходячи на такого роду прийом, треба, насамперед, розшукати господаря й господиню, привітатися з ними. Йти дозволяється не прощаючись, ідучи із прийому, варто залишити в передній на спеціальній таці дві свої картки й картку дружини із загнутими куточками.
Форма одягу повсякденна — костюм або сукня, якщо інше не зазначено в запрошенні.
«Обід» (як і «Сніданок») відповідно до міжнародної практики є найбільш почесним видом прийому. Він звичайно проводиться в ресторані, починається в проміжку між 19.00 і 20.00. Гостям заздалегідь направляють запрошення.
Для запрошень використовують спеціальні бланки, виготовлені типографським способом. У бланках вписують прізвища й звання запрошуваних. Імена запрошених пишуть або друкують. Дружинам окремих запрошень не посилають, а в запрошенні чоловікам указують, що вони запрошуються із дружинами. Запрошення завжди пишуть у третій особі, із уживанням фрази «маємо честь запросити».
У запрошенні рекомендується вказувати форму одягу. Крім того, у ньому вказують, якого роду відбудеться прийом — коктейль, чай, обід, і обов’язково позначають годину й місце, де відбудеться прийом. Якщо запрошують на сніданок, обід, вечерю, унизу запрошення проставляють букви R. S. V. P. (Repondez s’il vous plait), що означають прохання підтвердити прийняття запрошення.
Столи ставлять у вигляді букви «П» або «Т». При великій кількості гостей, коли їх важко розсадити, застосовують картки із прізвищами запрошених. Картку поміщають напроти місця запрошеного ближче до центра столу, притуливши її до чарки й прикрасивши яким-небудь підходящим малюнком або маленькою гілочкою калини тощо.
Особливу увагу варто приділити розміщенню гостей за столом. Найбільш почесними вважаються місця біля господаря й господині. У прямокутного стола ці місця знаходяться у центрі довгих сторін одне напроти іншого. Розсаджуючи гостей, намагаються по можливості саджати чоловіків і жінок упереміж. Дотримуються й другого основного правила: подружні пари роз’єднують.
Урочистий прийом вимагає й парадної форми одягу. У цьому випадку на запрошеннях (у лівому нижньому куті) звичайно пишуть «White tie» (біла краватка, що означає – фрак) або «Black tie» (чорна краватка, тобто смокінг; «Evening dress» – вечірній одяг, що також означає фрак. Дами в таких випадках повинні бути у вечірніх туалетах. Одяг повинен бути строгого крою, неяскравих тонів, без дорогих ювелірних прикрас. Англійці на своїх запрошеннях іноді пишуть «Undress», (буквально – без одягу), що означає – бути в простому костюмі.
«Обід-буфет» є різновидом «Обіду». Оскільки цей вид прийому бере свій початок у Швеції, його ще називають «шведський стіл». Сервіруючи стіл у вигляді буфетної стійки »по-шведськи», його поміщають біля стіни або посередині кімнати, накривають широкою скатертиною, що звисає майже до підлоги. На середину столу ставлять холодні закуски, різні салати, печива, прохолодні напої. По краях столу – чарки, келихи, закусочні тарілки, ножі й виделки. Наповнивши тарілку, гості розсідаються за маленькими столиками, на диванах, кріслах і т. д. Спиртні напої виставляються на буфетних стійках, за якими стоять офіціанти.
«Вечеря» відрізняється від «Обіду» лише часом початку (21.00 і пізніше), а так само тим, що під час вечері не подають суп.
Діловий етикет дозволяє організовувати прийоми й у менш офіційній обстановці, запрошуючи гостей на каву або чай.
У всіх західноєвропейських країнах у діловому світі на прийомах алкоголь сприймається досить умовно, тому настійно рекомендується стримуватися й намагатися «випивати» якнайменше. Таких традицій, як «пити до дна» або «випити залпом», взагалі немає. Тому в спілкуванні із західними менеджерами слід бути стриманим, адже знаходження в стані сп’яніння розглядається як дуже погана поведінка.
Що стосується тостів, то вони практикуються в цих країнах у меншому ступені, ніж у нас. Взагалі перший тост прийнятий вимовляти тільки після першої гарячої страви — за здоров’я тих, хто запросили або на подяку за запрошення. Пишномовних тостів — за мир і дружбу між народами краще уникати.
У всіх західноєвропейських країнах при спілкуванні краще називати людей за їхнім титулом, наприклад: «Пане міністр…» або «Пане секретар…» і т. п. Не називати такі титули, як, наприклад, доктор або директор, вважається нечемним. Варто пам’ятати, що в Німеччині прийнято говорити «Пан доктор» плюс прізвище, а в Австрії й Швейцарії досить вимовити – пан доктор.
Найпоширеніші титули – «доктор», «магістр» або «дипломований інженер (випускник технічного вузу)». Так званих недипломованих інженерів (випускників технічних училищ) можна називати без титулів, тільки «пан» плюс прізвище.
Значна увага в міжнародному діловому етикеті приділяється візитній картці. У деяких західних країнах візитна картка замінює собою будь-який документ. Звичайна візитна картка виготовляється з білого паперу або тонкого картону розміром 5x9 см. На візитній картці позначається ім’я, прізвище (у нашій країні ще й по-батькові), посада, адреса організації, номери контактних телефонів, факсу, телекса, електронної пошти.
Обмін візитками відбувається звичайно відразу після представлення партнерів. Візитну картку беруть вказівними й великими пальцями обох рук, на секунду затримують на ній погляд, прочитавши зміст кладуть у візит ницю, нагрудну кишеню – зовнішню або внутрішню.
Під час переговорів варто покласти картки перед собою, розташувавши їх у такому порядку, в якому сидять партнери. У жодному разі не можна м’яти чужі візитні картки, робити на них позначки – це сприймається як неповага.
Візитними картками обмінюються не тільки при знайомстві, але й посилають після ділового візиту, якщо відповідний візит з певної причини неможливий. З візитками пересилаються подарунки, альбоми, книги, квіти тощо.
На візитних картках, що надсилають в одному конверті кільком особам, що працюють в одній фірмі, у верхньому лівому куті кожної картки олівцем пишеться прізвище особи, якій вона адресована.
Іноді візитні картки надсилають замість листа, що висловлює подяку за запрошення в театр, на неофіційний сніданок, коктейль, фуршет тощо.
У таких випадках у лівому нижньому куті олівцем або чорнилом пишуться наступні літери латинського алфавіту (початкові літери французьких слів):
• р. р. — висловлення подяки,
• p. f. — поздоровлення,
• p. f. n. a. — поздоровлення з новим роком,
• p. f. c. — висловлення задоволення знайомством,
• p. p. — заочне представлення,
• р. р. с. — прощання у зв’язку з остаточним від’їздом, коли не наноситься прощальний візит.
Візитні картки або особисто вручають адресатові, або залишають у нього дома, за його відсутністю, або посилають із кур’єром або, що буває рідко, – поштою.
Правий верхній кут картки, завезеної особисто, загинається. Загин свідчить про те, що ми особисто залишили візитну картку, а це знак найбільшої поваги й поваги.
Вважається дуже грубим порушенням етикету, якщо загнуту картку доручають завезти кур’єрові або водієві. На отримані картки необхідно надати відповідь своїми візитними картками протягом двадцяти чотирьох годин.
ДОДАТКИ